Houd elke claim in beweging, zelfs wanneer uitzonderingen de regel worden.

Het is maandagochtend. Er komt een claim binnen.

De eiser is twee documenten vergeten. De raming van de reparatiekosten komt pas over drie dagen binnen. Iemand heeft net gereageerd op een e-mailwisseling van twee weken geleden, naar de verkeerde persoon. Een collega stuurt een ping-bericht om te vragen naar een statusupdate over een dossier dat niet eens van hem of haar is.

Tegen 11 uur heeft de schadebehandelaar het dossier nog geen enkele keer geopend. Ze hebben de hele ochtend besteed aan coördineren: achtervolgen, doorsturen en afstemmen, in plaats van beoordelen.

Niets is hier kapot. Elk van die onderbrekingen is simpelweg iemand die zijn werk goed doet. Het probleem is structureel. Geen enkele afzonderlijke laag is eigenaar van de claim tussen de eerste melding en de beslissing, waardoor de coördinatie bij de mensen terechtkomt, en mensen zijn het duurste deel van het proces.

In de verzekeringswereld is de uitzondering de regel.

Er ontbreekt een document. Een detail klopt niet. Een eiser antwoordt drie weken te laat, vanaf een ander e-mailadres, met een foto in plaats van een factuur. De meeste claimsoftware is gebouwd voor de versie van de claim die vlekkeloos verloopt. Penbox is gebouwd voor de andere versie.

Een live portaal voor elke eiser

Eisers zien hoe hun claim ervoor staat, begrijpen precies wat de volgende stap is en voegen veilig documenten toe wanneer dat nodig is. Geen account aanmaken voordat ze kunnen beginnen, geen nieuwe e-mailwisseling en geen limieten voor de grootte van bijlagen.

Documenten die direct begrepen binnenkomen

document intelligence leest wat er binnenkomt: polisnummers, claimbedragen, data, voertuiggegevens, facturen en handgeschreven schadeformulieren. Elk veld wordt geretourneerd met een betrouwbaarheidsniveau en een validatieresultaat, zodat een wazige foto naar een medewerker wordt doorgestuurd in plaats van geruisloos in uw gegevens te worden opgenomen.

Claimlogica gebouwd door het claimsteam

Uw behandelaars kennen de regels en de uitzonderingen al. Penbox Agent zet die kennis om in formulieren, dossiersjablonen en extractiesjablonen op basis van instructies in duidelijke taal of een geüploade pdf. Complexe claimtypen veranderen zonder te hoeven wachten op een IT-project.

De bestaande tools lossen het niet op.

Het kernsysteem slaat de claim op. Het voert deze niet uit. Kernsystemen zijn gebouwd om gegevens te bewaren, niet om documenten te verzamelen, ontbrekende informatie op te vragen of de uitwisseling te coördineren die een echte claim vereist. Het digitaliseren van het intakeformulier verandert daar ook niets aan. De onderliggende ervaring van een document e-mailen, wachten, opvolgen blijft exact hetzelfde.

Handmatige checklists overleven het contact met een echte claim niet. Groupama probeerde dit eerst: een standaard checklist voor documenten waarmee behandelaars tijdens telefoongesprekken moesten werken. Deze werd niet consequent gevolgd, en als dat wel gebeurde, hadden behandelaars die geen juridische experts waren moeite om deze aan te passen aan de situatie voor hen. Dat leidde tot verzoeken om de verkeerde documenten, of helemaal geen verzoek. Wat dit verving, is één formuliersjabloon per rechtsgebied, elk met zijn eigen beslissingsboom, zodat de juiste vragen worden gesteld zonder dat de behandelaar hoeft te weten welke dat zijn.

Generieke formulierbouwers kunnen de complexiteit niet aan. Kant-en-klare formulierbouwers vertrouwen op standaard vertakkingen. Dat werkt voor een handvol eenvoudige, statische flows. Het loopt vast zodra een team probeert honderden echte claimvariaties te rationaliseren in iets dat ze zelf kunnen onderhouden.

Traditionele OCR heeft maanden nodig die u niet heeft. Klassieke extractietechnologie vereist honderden trainingsdocumenten per formuliertype, en de fijnafstelling duurt dagen of weken voordat deze bruikbaar is. document intelligence werkt op basis van een sjabloon dat u definieert in een visuele editor en in dezelfde sessie test met uw eigen documenten.

Alles-in-één-vervangingsplatforms lossen het op papier op en creëren in de praktijk een nieuw probleem. Tools die beloven het kernsysteem volledig te vervangen, vereisen meestal een verandermanagementprogramma voordat ze iets opleveren. Wat er vaak op volgt, is dat het team de betaalde tool stilletjes niet meer opent.

Hoe een claim daadwerkelijk verloopt op Penbox.

Uw kernsysteem blijft het systeem van de database. Penbox voert het operationele werk eromheen uit: de interacties met de eiser, de documenten, de deadlines, de beslissingen en de uitzonderingen die normaal gesproken iedereen weer naar e-mail sturen.

1. De claim komt binnen. De eiser mailt, opent een link of de claim wordt aangemaakt via een API-aanroep vanuit uw eigen portaal. Niemand hoeft een account te registreren om te kunnen beginnen.

2. Het dossier opent zichzelf. Email Intelligence classificeert het bericht, koppelt de bijlagen, identificeert het contact en past het juiste claimsjabloon toe. In Outlook is dat één klik vanuit de inbox van de behandelaar.

3. Wat ontbreekt, wordt gevonden. Penbox controleert het dossier op volledigheid ten opzichte van wat dat specifieke claimtype vereist, en signaleert de ontbrekende delen voordat een mens het hoeft op te merken.

4. Eén verzoek wordt verzonden. Geleverd via een beveiligd portaal, vooraf ingevuld met wat Penbox al weet, en vraagt alleen om wat nog openstaat. Herinneringen worden automatisch verzonden via e-mail of sms.

5. Documenten worden gelezen, niet alleen gearchiveerd. document intelligence extraheert de velden naar het dossier en valideert deze bij binnenkomst. Elk veld retourneert een betrouwbaarheidsniveau, een validatieresultaat en een uitleg in duidelijke taal.

6. Onzekerheid wordt naar een persoon geleid. Een waarde met een lage betrouwbaarheid of een wazige afbeelding wordt gemarkeerd in plaats van geaccepteerd. Deze gaat naar een behandelaar waarbij de bronpagina al is aangewezen, in plaats van rechtstreeks in uw gegevens.

7. De schadebehandelaar beslist. Goedkeuren, weigeren of om meer vragen, vanuit een dossier dat al compleet en gestructureerd is. Penbox Agent kan het dossier samenvatten en het antwoord ontwerpen.

8. Alles blijft traceerbaar. Elk document, bericht, extractie en beslissing bevindt zich in één audittrail, voorzien van een tijdstempel en toewijsbaar, en synchroniseert terug naar uw kernsysteem.

Geef de juridische expert het volledige dossier, niet twaalf e-mails om te ontcijferen.

“Met Penbox hebben we de verwerkingstijd van onze dossiers letterlijk gehalveerd.”

Anaïs Dumas, Hoofd Operationele Prestaties en Innovaties, Groupama

Groupama behandelt rechtsbijstandclaims: echtscheiding, bouwwerkzaamheden, burenruzies, krediet en huur. Elk rechtsgebied heeft zijn eigen bewijsvereisten, en de eiser bevindt zich meestal in een stressvolle situatie en heeft geen idee welk document belangrijk is.

Het team rationaliseerde de documentenverzameling in één formuliersjabloon per rechtsgebied, elk met zijn eigen beslissingsboom. Wat een eiser antwoordt, bepaalt wat er vervolgens wordt gevraagd, zodat een enkele interactie alles verzamelt wat het dossier nodig heeft in plaats van een nieuwe e-mailronde te starten. Het team meldt dat ze 60% voltooiing bereiken op die verzoeken.

De documenten die terugkomen zijn lang: notariële akten, medische certificaten en gerechtelijke documenten. document intelligence leest maandelijks ongeveer 1.600 pagina's voor het team en vat elk document samen, zodat de expert die het dossier opent de essentie al heeft voordat hij of zij een enkele pdf opent. Bij strafrechtelijke claims werkt dezelfde extractie andersom: bij binnenkomst wordt gecontroleerd of een document daadwerkelijk het gevraagde document is, en dat wordt direct gemeld in plaats van drie dagen later.

Lees hoe een goed beheerd claimproces er werkelijk uitziet →

Claims komen binnen in Outlook, dus dat is waar Penbox draait.

“Penbox bespaart ons elke dag kostbare uren. De ingebruikname via Outlook verliep zeer snel. Penbox is nu essentieel voor onze activiteiten.”

Vincent Delghust, Directeur Schadeclaims Property & Casualty, Allianz

Het moeilijkste deel van een claimtool is niet de functionaliteit. Het is de vraag of behandelaars de tool daadwerkelijk openen. Penbox draait als een invoegtoepassing binnen Outlook, waar de claim al is binnengekomen. De invoegtoepassing leest het inkomende bericht, selecteert het juiste claimsjabloon en verandert de e-mail met één klik in een gestructureerd dossier. Geen tweede applicatie, geen referentienummer kopiëren tussen vensters.

Groupama heeft hun hele claimworkflow op dezelfde manier opgebouwd, op Penbox en de Outlook-invoegtoepassing, zonder nieuwe infrastructuur en zonder IT-project.

Zes claimfamilies die vandaag de dag in productie draaien.

Claimsoftware is eenvoudig te demonstreren bij een eenvoudige autoshade. De echte test is of het een dossier over lichamelijk letsel drie jaar openhoudt, of een kaartgeschil over meerdere uitgevende banken in twee landen beheert.

Rechtsbijstand

Echtscheiding, bouwwerkzaamheden, burenruzies, krediet en huur. Eén sjabloon per rechtsgebied, elk met een eigen beslissingsboom. Lange juridische documenten worden bij binnenkomst samengevat.

Lichamelijk letsel

Dossiers die twee, drie of vier jaar lopen tussen procedurele stappen. Toegangslinks voor eisers verlopen standaard na 60 dagen en worden opnieuw geactiveerd wanneer er een nieuwe gebeurtenis plaatsvindt aan de kant van de verzekeraar, zodat een slapend dossier nooit een actieve link open laat staan.

Motorrijtuigen en eerste schademelding

Eerste schademelding vanaf uw website, uw inbox of een API-aanroep vanuit het eigen systeem van de behandelaar. Handgeschreven schadeformulieren worden gelezen als afbeeldingen, inclusief telefoonfoto's van slechte kwaliteit.

Woning en brand

Vastgoedclaims waarbij het bewijsmateriaal bestaat uit foto's, een raming die nog niet binnen is en een rapport van een derde partij die volgens zijn eigen planning werkt in plaats van de uwe.

Creditcardclaims

Kaartgeschillen die voor meerdere uitgevende banken vanuit één flow worden afgehandeld, met de ervaring van de eiser in de taal van de markt waarin deze zich bevindt, en waarbij de gegevens afzonderlijk naar elke bank worden teruggestuurd.

Zakelijk en professioneel

Bedrijfsverzekeringsclaims waarbij de eiser een bedrijf is, het vereiste bewijs contractueel is in plaats van persoonlijk, en meer dan één partij moet ondertekenen voordat het dossier kan worden gesloten.

Uw claimexperts kennen de regels al. Penbox Agent zet dat om in een werkende flow.

De flessenhals bij claimautomatisering is zelden de technologie. Het is het feit dat de persoon die de uitzondering begrijpt het systeem niet kan configureren, en de persoon die het systeem kan configureren nog nooit een uitzondering heeft behandeld.

1. Beschrijf het

Leg het claimtype, het bewijsmateriaal dat u nodig heeft, de regels en de veelvoorkomende uitzonderingen uit in duidelijke taal. Of sleep het pdf-formulier dat uw team nu gebruikt erin en begin van daaruit.

2. Bouw het met Penbox Agent

De agent genereert het formulier, het dossiersjabloon, de vragen, de validaties en de routering. Definieer uw extractievelden en validatieveorwaarden in een visuele editor, test ze met echte documenten en sla ze op.

3. Lanceer en verbeter

Koppel het extractiesjabloon aan een bestandselement in een actief dossier, koppel de uitvoervelden aan dossiergegevens en zie hoe de resultaten verschijnen zodra de documenten binnenkomen. Wijzig het volgende week opnieuw zonder te hoeven wachten op een release.

Penbox Agent is zonder extra kosten inbegrepen in elke werkruimte terwijl we deze blijven verfijnen.

Begin bovenop uw bestaande systemen. Integreer in uw eigen tempo.

• Inbox. Verander een inkomende claim-e-mail in een gestructureerd dossier met de Outlook-invoegtoepassing en verzend vanaf uw eigen domein zodat eisers niets als phishing ervaren.

• Kernsielen. Stuur schone, gevalideerde claimgegevens terug naar uw polis-, CRM- en claimplatformen via een API of webhook. Dossiers kunnen ook via een API worden aangemaakt voor claimintake die in uw eigen portaal is geïntegreerd.

• Makelaarssystemen. Officiële partner van Brio. Penbox vult Brio aan, het vervangt het nooit.

• Documenten. Genereer documenten op basis van uw Word-sjablonen en blijf archiveren in de documentbeheeromgeving die u al gebruikt.

• Handtekeningen. Elektronische handtekening binnen het dossier, met handgeschreven, sms-OTP, e-mail-OTP, Itsme- of Swisscom-authenticatie, en meerdere ondertekenaars achter elkaar. E-handtekening via Connective.

• Uitbreidbaarheid. Elke configuratie is JSON, dus het hele platform is beheerbaar via een API.

Ontdek de documentatie →