nieuws
De nieuwe Penbox
Van e-mailchaos naar dossiers die zichzelf afhandelen.
Penbox zet e-mails en documenten om in gestructureerde dossiers met duidelijke eigenaarschap en uitzonderingsbeheer. Bovenop je bestaande systemen.
Operationele impact vanaf week één.
82%
Documenten verzameld zonder handmatige opvolging
300%
ROI binnen het eerste jaar
+30%
Verbetering van de datakwaliteit met AI-gestuurde gegevensvastlegging
ISO27001-gecertificeerd
Klaar voor de AVG
Gegevens opgeslagen in Europa
9 dagen geleden
Betreft: Ontbrekende
documenten
Hallo, ik volg nog even op… we wachten nog steeds op het ondertekende contract, kun je ook een kopie van het identiteitsbewijs sturen?
14:36
Sarah P.
8
Wie is de eigenaar van zaak TRX-27567? Deze staat al 3 weken open.
2 dagen te laat
Herinnering
Bel J. Martin terug
sluimeren
sluiten
8 dagen geleden
Betreft: onboardingdocumenten
Kunt u alstublieft dit document controleren en uw btw-nummer toevoegen?
klantonboarding.docx
Complexe gevallen. Eindelijk onder controle.
Penbox structureert documentintensief dossierwerk in beheerde workflows die blijven bewegen. Informatie wordt verzameld, vervolgstappen worden begeleid, en elke interactie is traceerbaar.
Kernsysteemoplossingen zijn gebouwd om data op te slaan. Niet om documenten te verzamelen, ontbrekende informatie na te jagen of complexe dossierafhandeling te coördineren. Penbox verzorgt die laag en verbindt klanten, teams en systemen in één gecontroleerde workflow.
Ops-teams definiëren casestromen, geen IT-tickets
AI extraheert gegevens en verzamelt ontbrekende informatie
Elke interactie wordt gelogd en is controleerbaar
Verbindt met uw systemen via API
Uw systemen blijven het bronsysteem. Penbox voert de case-afhandeling daarbovenop uit. Dus uw team hoeft dat niet langer te doen.
Functies
OFFER-2841
Open
Van
Thomas Renard
Type
Aanbieding
Eigenaar
Olivia Turner
Documenten
formulier.pdf
SUBSC-2843
Open
Van
Thomas Renard
Type
Claims
Eigenaar
Olivia Turner
Documenten
formulier.pdf
Rommelige e-mails → overzichtelijke cases
E-mails en documenten worden automatisch gestructureerde zaken. Bijlagen worden gekoppeld, belangrijke details vastgelegd en de zaak is klaar om verder te gaan.
Gegevens worden automatisch uit documenten gehaald
AI leest geüploade documenten en haalt de informatie eruit die je team nodig heeft. Handgeschreven formulieren, gescande pdf's en foto's.
ongevalsverklaring.pdf
Geëxtraheerd
Naam
Thomas Renard
Incidentdatum
28 feb 2026
Polisnummer
POL-8821-B
Rapporteren
Autoherinnering
Digitale handtekening
Beveiligde formulieren
Document aanvragen
Verzamel wat ontbreekt
Penbox vraagt automatisch documenten, formulieren of e-handtekeningen op. Indien nodig sturen herinneringen een vervolgbericht.
Zie wat de voortgang belemmert
Weet precies waar elke zaak op wacht. Invoer van de klant. Interne beoordeling.
Definitieve goedkeuring.
Status
Reden
Bezig
Ontbrekend document
Te beoordelen
In afwachting van goedkeuring
Definitieve goedkeuring
In afwachting van handtekening
Open
Olivia Turner
Bereik al je klanten in één keer
Voer gestructureerde updates uit binnen uw portfolio. Verstuur vooraf ingevulde formulieren in bulk en volg de reacties op.
Lauren Cooper
Valerie Smith
Fran Matthys
Tom Peeter
Valerie Smith
CLM-2844
CLM-2845
CLM-2846
Document ondertekenen
Genereer en onderteken documenten
Documenten worden gegenereerd op basis van uw sjablonen met behulp van zaakgegevens. Klanten bekijken en ondertekenen via een beveiligd portaal.
Toepassingen
Intake
2 dagen geleden
Formulier
2 dagen geleden
Penbox-recensie
1 dag geleden
Beslissing
-
Claimsbeheer
Van de eerste melding tot de definitieve beslissing in één gestructureerde zaak. Verminder handmatige afstemming, borg SLA’s en houd een volledig auditspoor bij.
CLM-2841
Te beoordelen
Weigeren
Goedkeuren
Emissiegarantie en inschrijving
Verzamel, valideer, keur goed en onderteken in een gecontroleerde workflow. Kortere doorlooptijden. Minder fouten. Duidelijke verantwoordelijkheid.
Lauren Cooper
Beleidsdetails
Bevestigd
Adres
Bijgewerkt
Vernieuwing
Ondertekend
Klantenservice
Beheer updates en verlengingen zonder heen-en-weer te e-mailen. Verhoog de reactiesnelheid terwijl elke interactie traceerbaar blijft.
Verzonden
In beoordeling
Geverifieerd
Nalevings- en KYC-campagnes
Voer updates voor de hele portefeuille op grote schaal uit. Volg inzendingen, automatiseer herinneringen en houd controleerbare auditgegevens bij.
Uw kernsystemen blijven de bron van waarheid.
Penbox voert werk daarbovenop uit.
Begin met minimale integratie. Breid uit naarmate de complexiteit van workflows toeneemt.
Veilig en compliant. Van meet af aan.
Veelgestelde vragen
Wat is Penbox?
Penbox is een dossier-intelligentieplatform voor operationele teams die complex en documentintensief werk uitvoeren. Het sluit aan op uw bestaande systemen en zet inkomende e-mails en documenten om in gestructureerde dossier-workflows. Uw team houdt bij wat nodig is, wat is binnengekomen en wat nog openstaat, zonder dat u klanten hoeft na te jagen via e-mailconversaties. Meer dan 300 teams maken gebruik van Penbox, waaronder Allianz, Groupama en Qover.
Vervangt Penbox de tools die we al gebruiken?
Nee. Penbox beheert het werk tussen uw klanten en de systemen waar u al op vertrouwt. Uw CRM en uw backofficeplatform blijven precies waar ze zijn. Penbox verzorgt de intake, de opvolging en de validatie. Het voltooide dossier keert terug naar de tools waarin uw team al werkt.
Wat voor soort teams gebruiken Penbox?
Operationele teams die grote volumes aan documentintensieve klantinteracties verwerken. De belangrijkste use-dossiers zijn claimbeheer, acceptatie en inschrijving, klantenservice, en naleving- en KYC-campagnes.
Wat ervaren klanten wanneer ze een dossier indienen?
Een kort bericht met een link. Ze tikken op de link, doorlopen een gestructureerde flow op hun telefoon en dienen deze in. Geen app te installeren, geen account aan te maken, geen login. Wanneer een document ontbreekt of onleesbaar is, vraagt Penbox hen om dit op te lossen voordat het dossier iemand van uw team bereikt.
Hoe lang duurt het voordat het waarde oplevert?
Een eerste werkend sjabloon kan binnen enkele minuten live zijn. Vanaf daar test u het op echte dossiers en breidt u het uit naar meer dossiertypes zodra het zijn waarde bewijst. De meeste teams bereiken de volledige waarde in weken, niet in kwartalen, en het resultaat is aan beide kanten zichtbaar: uw team besteedt minder tijd aan het najagen van documenten en uw klanten, de mensen die u bedient, worden sneller geholpen. U kunt nu meteen een Penbox-account aanmaken en binnen enkele minuten een formulier of dossier operationeel hebben. Dat is mooi, maar de waarde voor zowel de klant als de eindklant is waar we het echte verschil maken.
Zijn onze gegevens veilig en AVG-proof?
Penbox is ISO 27001-gecertificeerd, GDPR-ready en gegevens worden opgeslagen in de EU. Elke dossieractie wordt geregistreerd, is traceerbaar en controleerbaar. Beveiligingsdocumentatie is beschikbaar voordat het eerste dossier wordt verzonden.
Hoe werkt de prijsbepaling?
Penbox is geprijsd per gebruiker. Je kunt je aanmelden en direct een eerste dossier starten. Plan voor grotere teams of complexere workflows een demo, dan stellen we een offerte op op basis van jouw specifieke configuratie.
