Voor Belgische verzekeringsmakelaars
Het grootste deel van uw bedrijf begint als een e-mail. Een offerteaanvraag, een wijziging in een polis, een vraag over een verlenging. Penbox draait in Outlook en zet elk inkomend bericht om in een gestructureerd antwoord dat de klant op zijn telefoon kan invullen. Het antwoord dat vroeger twee dagen kostte, verstuurt u nu nog dezelfde ochtend, en het dossier belandt op het bureau van een behandelaar, klaar om af te ronden.
Vertrouwd door meer dan 300 verzekeringsteams, waaronder Allianz, Groupama en Qover. Officiële Brio-partner.
E-MAIL KOMT BINNEN
Outlook, met Penbox
Gisteren
Auto-ongeluk vanmorgen
Hoi, ik heb onderweg naar mijn werk een ongeluk gehad. Foto bijgevoegd…
Penbox leest de e-mail en selecteert automatisch het claimsjabloon.
KLANT DIENT IN
Gemakkelijke flow op hun telefoon
Vandaag
Motorclaimaangifte
Identiteitsbewijs van de andere bestuurder
Ongevallenrapport
IBAN voor terugbetaling
Documenten gevalideerd bij indiening
RETOURZENDINGEN VAN HOESJES
Klaar om te verwerken
Morgen
Type
IBAN
ID-kaart
Rapport
Motorschadeclaim
✓ geldig
✓ geëxtraheerd
✓ bijgevoegd
Documenten gevalideerd bij indiening
Meer dan 300 verzekeringsteams werken met Penbox
HOE PENBOX WERKT
Een laag bovenop de tools die je kantoor al gebruikt.
Uw brokerbeheersysteem blijft de bron van waarheid. Penbox regelt het werk tussen uw klanten en uw team, in de inbox waarin u al werkt.
Waar Penbox zich bevindt
Penbox werkt binnen Outlook, waar het werk al gebeurt. Wanneer een e-mail van een cliënt in de inbox binnenkomt, zet één klik die om in een gestructureerd antwoord. De cliënt ontvangt een link, opent de flow op zijn telefoon en dient in wat je nodig hebt. Penbox controleert de documenten, stelt het dossier samen en stuurt het terug in dezelfde e-mailthread.
Een klant schrijft in met de vraag naar dekking voor een nieuwe auto. De medewerker klikt op Penbox, het juiste sjabloon is al geselecteerd, de klant vult de flow in binnen een paar minuten in, en de offerte wordt nog diezelfde ochtend verstuurd. Datzelfde proces geldt voor poliswijzigingen, verlengingen en schadeclaims.
Gebouwd voor de Belgische context
FSMA, MIFID, AML. Officieel Brio-partnerschap, met diepere integratie met het systeem van record op de roadmap. Gehost op je eigen domein. Werkt in de taal die je klanten verwachten, geschreven door jouw team, niet door ons.
De makelaar die als eerste antwoordt, wint het contract.
Beantwoord nieuwe zakelijke aanvragen in minuten, niet in dagen.
Offerteaanvragen en nieuwe vragen belanden in Outlook op precies dezelfde manier als altijd, en ze bewegen in het tempo van wie het bericht als eerste bereikt. In de meeste kantoren zijn dat uren. Vaak dagen. Tegen de tijd dat het antwoord eruit gaat, heeft de klant al iets van iemand anders gehoord.
Penbox verandert dat moment. De Outlook-add-in leest de inkomende e-mail en kiest automatisch het juiste sjabloon. Met één klik krijgt de klant een gestructureerde flow die precies verzamelt wat de offerte nodig heeft. Het antwoord dat vroeger moest wachten tot de middag van degene die het afhandelt, gaat nu binnen minuten de deur uit, terwijl de klant nog in de inbox erover nadenkt.
WAT HET VERVANGT
Offerteaanvragen die in een wachtrij blijven staan totdat iemand tijd heeft. Klanten die afkoelen terwijl ze wachten. Contracten die verloren gaan aan de makelaar verderop die toevallig als eerste zijn inbox opende.
OUTLOOK, MET PENBOX-PANEEL
Postvak IN
Offerte voor mijn nieuwe auto
Van: marie.dupont@domain.be
Hallo, ik heb afgelopen weekend net een nieuwe Clio opgehaald. Kun je een offerte voor de verzekering opstellen? Mijn vorige polis was bij AG. Bedankt.
INZENDING, GEVALIDEERD EN GEËXTRAHEERD
GEÜPLOAD
ID-kaart
✓
Ongevallenrapport
✓
Bankafschrift
✓
Foto van schade
✓
GEËXTRAHEERD
Naam
Dhr. Dupont
Adres
Brussel
licentie
B-ref
IBAN
✓ geldig
Offertes, verlengingen, poliswijzigingen, schades. Eén inbox, één patroon.
Elke inkomende e-mail wordt een gestructureerde case.
Uw team verdeelt de dag niet op basis van berichttype. Offerteaanvragen, vragen over verlenging, poliswijzigingen en claims komen allemaal binnen in dezelfde inbox, en ze hebben allemaal structuur nodig voordat ze kunnen worden verwerkt. Het verschil tussen een goed kantoor en een geweldig kantoor is hoe snel die structuur wordt toegepast.
Penbox past dit automatisch toe. Elke inkomende e-mail die de add-in herkent, wordt naar de juiste sjabloon geleid, als een workflow naar de klant gestuurd die zij op hun telefoon afronden, en als een dossier dat al half gesloten is teruggestuurd naar de behandelaar. De omzetgenererende workflows en de operationele workflows lopen door dezelfde pijplijn.
WAT HET VERVANGT
Handmatige triage. Sjablonen handmatig gekozen. De kloof tussen "de e-mail is binnengekomen" en "de zaak is gestart."
Het documentwerk dat wordt uitgevoerd voordat de zaak bij een medewerker terechtkomt.
Documenten komen klaar aan om mee aan de slag te gaan.
Een dossier is slechts zo goed als de documenten erin. Schermafbeeldingen van ID-kaarten op telefoons. Onleesbare pdf's. Bankafschriften die eigenlijk een foto van een browservenster zijn. Behandelaars besteden echt tijd aan controleren, afwijzen en opnieuw vragen.
Penbox valideert documenten aan de ingang. De AI leest wat de klant uploadt, haalt de velden eruit die bij het dossier horen, controleert of de IBAN correct is opgemaakt en markeert alles wat ontbreekt, onleesbaar is of er verkeerd uitziet. Als een inzending onvolledig is, wordt de klant gevraagd dit te herstellen voordat het dossier op het bureau van een behandelaar belandt.
WAT HET VERVANGT
Handmatige gegevensinvoer vanaf foto’s. E-mailthreads waarin de klant wordt gevraagd het document opnieuw te sturen, alstublieft in een leesbaar formaat.
Zaakoverzicht, met follow-upverzoek
GEÜPLOAD
Auto-ongeluk vanmorgen
✓
Verklaring ingediend
✓
Documenten gevalideerd
✓
IBAN geverifieerd
…
Ondertekend toestemmingsformulier
Uw brokerstack, met Penbox in het midden
Vooruitzicht
Waar uw team werkt
Penbox
Voert de intake uit, controleert en volgt op
Brio
Uw registratiesysteem. Officiële partner.
Geen nieuw systeem om te leren. Penbox sluit aan op de plek waar je team al werkt.
Werkt met de tools die uw kantoor al gebruikt.
Het kantoor heeft al een ritme. Outlook voor de dagelijkse gang van zaken. Een brokermanagementsysteem als het registratiesysteem. Een ondertekentool, een telefoon, een gewoonte. Tools die beloven dat alles te vervangen, zijn zelden de inspanning voor verandermanagement waard die ze vragen.
Penbox is de laag die het werk uitvoert, niet het registratiesysteem dat het opslaat. De Outlook-invoegtoepassing betekent dat een behandelaar een dossier kan starten zonder van tool te wisselen. Het Penbox-team is een officiële Brio-partner, met diepere integratie met het systeem van record op de roadmap. E-mails en formulieren worden verzonden vanuit je eigen domein, zodat cliënten jouw kantoor zien, niet het onze.
WAT HET VERVANGT
Toolmoeheid. Projecten voor verandermanagement. De wekelijkse herinnering dat het team betaalt voor een product dat ze niet openen.
Waarom makelaars op Penbox vertrouwen
Gebouwd voor het werk dat een Belgische makelaardij echt doet.
Uw brokerbeheersysteem blijft de bron van waarheid. Penbox regelt het werk tussen uw klanten en uw team, in de inbox waarin u al werkt.
Waar Penbox zich bevindt
Penbox werkt binnen Outlook, waar het werk al gebeurt. Wanneer een e-mail van een cliënt in de inbox binnenkomt, zet één klik die om in een gestructureerd antwoord. De cliënt ontvangt een link, opent de flow op zijn telefoon en dient in wat je nodig hebt. Penbox controleert de documenten, stelt het dossier samen en stuurt het terug in dezelfde e-mailthread.
Hoe het eruitziet bij een offerteaanvraag
Een klant schrijft in met de vraag naar dekking voor een nieuwe auto. De medewerker klikt op Penbox, het juiste sjabloon is al geselecteerd, de klant vult de flow in binnen een paar minuten in, en de offerte wordt nog diezelfde ochtend verstuurd. Datzelfde proces geldt voor poliswijzigingen, verlengingen en schadeclaims.
Gebouwd voor de Belgische context
FSMA, MIFID, AML. Officieel Brio-partnerschap, met diepere integratie met het systeem van record op de roadmap. Gehost op je eigen domein. Werkt in de taal die je klanten verwachten, geschreven door jouw team, niet door ons.
Veelgestelde
Is Penbox een vervanging voor mijn brokerbeheersysteem?
Nee. Penbox regelt het werk tussen uw klanten en het systeem dat u al gebruikt. Het brokerbeheersysteem blijft de bron van waarheid. Penbox verzorgt de intake, de opvolging en de validatie, en het afgeronde dossier komt terug bij de behandelaar in de tools waarin die al werkt.
Werkt Penbox met Brio?
Ja. Penbox is een officiële Brio-partner. Op dit moment werkt Penbox binnen Outlook, waar het inkomende werk begint. Een diepere Brio-integratie staat op de roadmap en wordt apart aangekondigd.
Moeten we een nieuwe tool leren?
De handler werkt vanuit Outlook. Het Penbox-paneel staat rechts van de inbox. Wanneer er een e-mail van een klant binnenkomt, start u met één klik een gestructureerd dossier. U hoeft geen tweede dashboard te openen en er is geen nieuwe gewoonte die u voor het dagelijks werk moet aanleren.
Wat zien klanten?
Een kort bericht met een link. Ze tikken op de link, voltooien het proces op hun telefoon en verzenden het. Geen app om te installeren, geen account om aan te maken, geen inloggegevens om te onthouden.
Hoe gaat Penbox om met documenten van slechte kwaliteit?
Penbox leest documenten bij binnenkomst. AI haalt de velden eruit die bij de zaak horen, en deterministische controles valideren formaten zoals IBAN. Als een inzending onleesbaar is of iets ontbreekt, wordt de klant gevraagd dit te corrigeren voordat de zaak bij een behandelaar terechtkomt.
Helpt Penbox bij de FSMA-, MiFID- en AML-vereisten?
Ja. Penbox wordt vandaag door Belgische makelaars gebruikt om de velden te verzamelen en bij te werken die deze regelgeving vereist, waaronder burgerlijke staat, nationale identificatiegegevens en AML-gegevenspunten. Omdat de gegevensinvoer gestructureerd is, is het nalevingsspoor consistent en niet afhankelijk van de zorgvuldigheid van individuele personen.
Hoe lang duurt het om te beginnen?
Een eerste workflow kan binnen één werkdag live zijn. De meeste teams beginnen met één sjabloon, meestal offerteaanvragen of het meest voorkomende claimtype, testen de workflow met echte cases en breiden van daaruit uit met meer workflows. Geen projectmanagement nodig om het eerste resultaat te zien.
Wat kost het?
Penbox wordt per gebruiker geprijsd en schaalt mee met het volume. Een typisch makelaarskantoor kan de maandelijkse kosten afwegen tegen de omzet die wordt binnengehaald door sneller te reageren op inkomende aanvragen. Het demonstratiegesprek bevat een prijsopgave op basis van uw situatie, niet een standaard prijslijst.
Is Penbox veilig en compliant?
Gegevens worden gehost in de EU, versleuteld tijdens transport en wanneer ze zijn opgeslagen. Penbox is ontwikkeld voor gereguleerde sectoren en ondersteunt compliancebeoordelingen voor ondernemingen. Beveiligingsdocumentatie is beschikbaar voordat de eerste casus wordt verzonden.
