Penbox voor verzekeringsmakelaars
E-mails van klanten beantwoord in minuten.
Dossiers gesloten op dezelfde dag.
Een offerteaanvraag. Een poliswijziging. Een verlengingsvraag. Stuk voor stuk een klant die op antwoord wacht, en een dossier dat wacht om te starten. Penbox verandert de e-mail in een gestructureerde stroom nog voordat iemand een antwoord hoeft te schrijven. De klant vult het in op diens telefoon. De behandelaar krijgt een dossier dat klaar is om te sluiten.
Al vertrouwd door meer dan 200 makelaars
Officiële Brio-partner
Penbox voor verzekeringsmakelaars
Eén dossier, begin tot verzonden.
09:02
E-mail komt binnen
Penbox leest het bericht en kiest het sjabloon. Niets getypt, niets getrieerd.
09:05
Klant vult de flow in
Marie opent een link van jouw domein en maakt het af op haar telefoon. Geen app, geen login.
09:31
Offerte gaat de deur uit
Het dossier komt compleet en gevalideerd terug. Een offerte maken is het enige oordeel dat nog geveld moet worden.
29 minuten, van start tot verzending.
Hetzelfde verzoek handmatig afgehandeld, vorige maand: 2 dagen.
De makelaar die als eerste antwoordt, wint het contract.
Beantwoord nieuwe zakelijke aanvragen in minuten, niet in dagen.
Offerteaanvragen en nieuwe vragen komen in Outlook binnen en blijven daar gewoon liggen. De makelaar die als eerste reageert, krijgt de deal. In de meeste kantoren duurt die reactie uren. Vaak zelfs dagen.
Penbox laat de e-mail niet liggen. De Outlook-add-in leest deze, kiest de juiste sjabloon en stuurt de klant een gestructureerde flow om in te vullen, terwijl het verzoek nog vers in het geheugen ligt.
Wat het vervangt
De offerteaanvraag die tot dinsdag in de inbox bleef liggen. De klant die niets meer van zich liet horen. Het contract dat ging naar degene die als eerste reageerde.
Offertes, verlengingen, poliswijzigingen, schades. Eén inbox, één patroon.
Elke binnenkomende e-mail wordt een gestructureerd dossier.
Elke e-mail die in de inbox binnenkomt, moet een dossier worden voordat iemand er iets mee kan doen. Offerteaanvragen, verlengingen, poliswijzigingen, claims, ze hebben allemaal hetzelfde nodig: structuur. Zonder dat gebeurt er niets.
Penbox structureert elk dossier automatisch, welk type het ook is. Het dossier komt al halfgesloten aan op het bureau van de behandelaar.
Wat het vervangt
Handmatige triage. Sjablonen die met de hand zijn gekozen. Tijd die verloren gaat aan het uitzoeken waar de e-mail over gaat voordat iemand er actie op kan ondernemen.
Het documentenwerk, gedaan voordat het dossier een mens bereikt.
Documenten komen klaar aan om mee aan de slag te gaan.
Een dossier kan niet verder gaan totdat de documenten erin bruikbaar zijn. De meeste zijn dat de eerste keer niet. Een wazige ID-foto, een afgesneden bankafschrift, een PDF met een ontbrekende pagina.
Penbox valideert elke upload voordat deze een behandelaar bereikt. De AI leest elk document, extraheert de velden en markeert wat niet klopt. De klant corrigeert het. Uw team ontvangt een dossier dat klaar is voor verwerking.
Wat het vervangt
Opvolg-e-mails. Handmatige gegevensinvoer. Dossiers die vastlopen in het wachten op een bruikbaar bestand.
Geen nieuw systeem om te leren. Penbox sluit aan op de plek waar je team al werkt.
Werkt met de tools die uw kantoor al gebruikt.
Je team heeft al een bepaalde werkwijze. Outlook, Brio, handtekeningtools. Het laatste waar een druk kantoor behoefte aan heeft, is nóg een systeem om te leren.
Penbox vraagt u niet om Outlook te verlaten of uw registratiesysteem te vervangen. Het voert gewoon het werk ertussen uit.
Wat het vervangt
Toolmoeheid. Verandertrajecten. Producten waar je voor betaalt, maar die niemand gebruikt.
Uw brokerbeheersysteem blijft de bron van waarheid. Penbox regelt het werk tussen uw klanten en uw team, in de inbox waarin u al werkt.
Waar Penbox zich bevindt
Penbox werkt binnen Outlook. Wanneer een e-mail van een klant binnenkomt, start één klik een gestructureerd dossier. De klant vult dit in, de documenten worden gevalideerd en het voltooide dossier komt terug in dezelfde thread.
Hoe het eruitziet bij een offerteaanvraag
Een nieuwe auto, een verlenging, een tussentijdse wijziging. Elke aanvraag komt binnen in Outlook, Penbox kiest het juiste sjabloon, en de klant ontvangt wat nodig is om te reageren. Eén klik van de behandelaar. De rest volgt vanzelf.
Gebouwd voor de makelaarscontext
Gebouwd voor FSMA, MiFID en AML. Officiële partner van Brio, met een nog diepere integratie in het verschiet. Flows worden verzonden vanaf jouw domein, in de taal van je klant, geschreven door jouw team.
Veilig en compliant. Van meet af aan.
Veelgestelde vragen
Is Penbox een vervanging voor mijn makelaarsbeheersysteem?
Nee. Penbox regelt het werk tussen uw klanten en het systeem dat u al gebruikt. Het makelaarsbeheersysteem blijft het trackrecord. Penbox regelt de intake, de opvolging en de validatie, en het voltooide dossier komt terug bij de behandelaar in de tools waarin zij al werken.
Werkt Penbox met Brio?
Ja. Penbox is een officiële Brio-partner. Vandaag de dag is Penbox geïntegreerd in Outlook, de plek waar het inkomende werk begint. Een diepere Brio-integratie staat op de roadmap en zal apart worden aangekondigd.
Moeten we een nieuwe tool leren?
De behandelaar werkt vanuit Outlook. Het Penbox-paneel bevindt zich aan de rechterkant van de inbox. Wanneer een e-mail van een klant binnenkomt, start één klik een gestructureerd dossier. Er is geen tweede dashboard om te openen, geen nieuwe gewoonte om op te bouwen voor de dagelijkse praktijk.
Wat zien klanten?
Een kort bericht met een link. Ze tikken op de link, doorlopen de stappen op hun telefoon en verzenden het. Geen app om te installeren, geen account om aan te maken en geen inloggegevens om te onthouden.
Hoe gaat Penbox om met documenten van slechte kwaliteit?
Penbox leest documenten bij binnenkomst. AI extraheert de velden die in het dossier thuishoren, en deterministische controles valideren formaten zoals IBAN. Wanneer een indiening onleesbaar is of ontbreekt, wordt de klant gevraagd dit op te lossen voordat het dossier een behandelaar bereikt.
Helpt Penbox bij het voldoen aan de FSMA-, MIFID- en AML-vereisten?
Ja. Penbox wordt vandaag door Belgische makelaars gebruikt om de velden te verzamelen en bij te werken die deze regelgeving vereist, waaronder burgerlijke staat, nationale identificatoren en AML-gegevenspunten. Omdat de instroom gestructureerd is, is het nalevingstraject consistent en niet afhankelijk van individuele zorgvuldigheid.
Hoe lang duurt het om te beginnen?
Een eerste flow kan binnen een werkdag live zijn. De meeste kantoren beginnen met een enkele template, meestal offerteaanvragen of het meest voorkomende type claim, bevestigen de workflow op echte dossiers, en voegen van daaruit meer flows toe. Er is geen projectmanagement nodig om het eerste resultaat te zien.
Wat kost het?
Penbox wordt per gebruiker geprijsd en schaalt met het volume. Een typisch makelaarskantoren kan de maandelijkse kosten vergelijken met de inkomsten die worden gegenereerd door sneller te reageren op binnenkomende aanvragen. Het demogesprek omvat een offerte op maat van uw configuratie, geen standaard catalogusprijs.
Is Penbox veilig en compliant?
Gegevens worden gehost in de EU, versleuteld tijdens verzending en in rust. Penbox is gebouwd voor gereguleerde sectoren en ondersteunt nalevingsbeoordelingen voor ondernemingen. Beveiligingsdocumentatie is beschikbaar voordat het eerste dossier wordt verzonden.
