Oplossing

Product

Toepassingen

Pulse

Inloggen

Plan een demo

Voor verzekeringsmakelaars

Beantwoord e-mails in minuten, niet in dagen.

Beantwoord e-mails in minuten, niet in dagen.

Het grootste deel van uw bedrijf begint als een e-mail. Een offerteaanvraag, een wijziging in een polis, een vraag over een verlenging. Penbox draait in Outlook en zet elk inkomend bericht om in een gestructureerd antwoord dat de klant op zijn telefoon kan invullen. Het antwoord dat vroeger twee dagen kostte, verstuurt u nu nog dezelfde ochtend, en het dossier belandt op het bureau van een behandelaar, klaar om af te ronden.

Het grootste deel van uw bedrijf begint als een e-mail. Een offerteaanvraag, een wijziging in een polis, een vraag over een verlenging. Penbox draait in Outlook en zet elk inkomend bericht om in een gestructureerd antwoord dat de klant op zijn telefoon kan invullen. Het antwoord dat vroeger twee dagen kostte, verstuurt u nu nog dezelfde ochtend, en het dossier belandt op het bureau van een behandelaar, klaar om af te ronden.

Voor Belgische verzekeringsmakelaars

Start vandaag

Inloggen

Vertrouwd door meer dan 300 verzekeringsteams, waaronder Allianz, Groupama en Qover. Officiële Brio-partner.

Landschap voorgrond in Penbox zen-kleuren

Klantoperaties ondersteunen bij:

  1. E-MAIL KOMT BINNEN

Outlook, met Penbox

Gisteren

Auto-ongeluk vanmorgen

Hoi, ik heb onderweg naar mijn werk een ongeluk gehad. Foto bijgevoegd…

Penbox leest de e-mail en selecteert automatisch het claimsjabloon.

  1. KLANT DIENT IN

Gemakkelijke flow op hun telefoon

Vandaag

Motorclaimaangifte

Identiteitsbewijs van de andere bestuurder

Ongevallenrapport

IBAN voor terugbetaling

Documenten gevalideerd bij indiening

  1. RETOURZENDINGEN VAN HOESJES

Klaar om te verwerken

Morgen

Type

IBAN

ID

Rapport

Motorschadeclaim

✓ geldig

✓ geëxtraheerd

✓ bijgevoegd

Documenten gevalideerd bij indiening

De makelaar die als eerste antwoordt, wint het contract.

Beantwoord nieuwe zakelijke aanvragen in minuten, niet in dagen.

Offerteaanvragen en nieuwe vragen belanden in Outlook op precies dezelfde manier als altijd, en ze bewegen in het tempo van wie het bericht als eerste bereikt. In de meeste kantoren zijn dat uren. Vaak dagen. Tegen de tijd dat het antwoord eruit gaat, heeft de klant al iets van iemand anders gehoord.

Penbox verandert dat moment. De Outlook-add-in leest de inkomende e-mail en kiest automatisch het juiste sjabloon. Met één klik krijgt de klant een gestructureerde flow die precies verzamelt wat de offerte nodig heeft. Het antwoord dat vroeger moest wachten tot de middag van degene die het afhandelt, gaat nu binnen minuten de deur uit, terwijl de klant nog in de inbox erover nadenkt.

Offerteaanvragen en nieuwe vragen belanden in Outlook op precies dezelfde manier als altijd, en ze bewegen in het tempo van wie het bericht als eerste bereikt. In de meeste kantoren zijn dat uren. Vaak dagen. Tegen de tijd dat het antwoord eruit gaat, heeft de klant al iets van iemand anders gehoord.

Penbox verandert dat moment. De Outlook-add-in leest de inkomende e-mail en kiest automatisch het juiste sjabloon. Met één klik krijgt de klant een gestructureerde flow die precies verzamelt wat de offerte nodig heeft. Het antwoord dat vroeger moest wachten tot de middag van degene die het afhandelt, gaat nu binnen minuten de deur uit, terwijl de klant nog in de inbox erover nadenkt.

OUTLOOK, MET PENBOX-PANEEL

Postvak IN

Offerte voor mijn nieuwe auto

Van: marie.dupont@domain.be

Hallo, ik heb afgelopen weekend net een nieuwe Clio opgehaald. Kun je een offerte voor de verzekering opstellen? Mijn vorige polis was bij AG. Bedankt.

GEDETECTEERD

Offerteaanvraag voor motor

Stuur flow naar klant

WAT HET VERVANGT

Offerteaanvragen die in een wachtrij blijven staan totdat iemand tijd heeft. Klanten die afkoelen terwijl ze wachten. Contracten die verloren gaan aan de makelaar verderop die toevallig als eerste zijn inbox opende.

INZENDING, GEVALIDEERD EN GEËXTRAHEERD

GEÜPLOAD

ID-kaart

✓

Ongevallenrapport

✓

Bankafschrift

✓

Foto van schade

✓

GEËXTRAHEERD

Naam

Dhr. Dupont

Adres

Brussel

licentie

B-ref

IBAN

✓ geldig

WAT HET VERVANGT

Handmatige triage. Sjablonen handmatig gekozen. De kloof tussen "de e-mail is binnengekomen" en "de zaak is gestart."

Offertes, verlengingen, poliswijzigingen, schades. Eén inbox, één patroon.

Elke inkomende e-mail wordt een gestructureerde case.

Uw team verdeelt de dag niet op basis van berichttype. Offerteaanvragen, vragen over verlenging, poliswijzigingen en claims komen allemaal binnen in dezelfde inbox, en ze hebben allemaal structuur nodig voordat ze kunnen worden verwerkt. Het verschil tussen een goed kantoor en een geweldig kantoor is hoe snel die structuur wordt toegepast.

Penbox past dit automatisch toe. Elke inkomende e-mail die de add-in herkent, wordt naar de juiste sjabloon geleid, als een workflow naar de klant gestuurd die zij op hun telefoon afronden, en als een dossier dat al half gesloten is teruggestuurd naar de behandelaar. De omzetgenererende workflows en de operationele workflows lopen door dezelfde pijplijn.

Uw team verdeelt de dag niet op basis van berichttype. Offerteaanvragen, vragen over verlenging, poliswijzigingen en claims komen allemaal binnen in dezelfde inbox, en ze hebben allemaal structuur nodig voordat ze kunnen worden verwerkt. Het verschil tussen een goed kantoor en een geweldig kantoor is hoe snel die structuur wordt toegepast.

Penbox past dit automatisch toe. Elke inkomende e-mail die de add-in herkent, wordt naar de juiste sjabloon geleid, als een workflow naar de klant gestuurd die zij op hun telefoon afronden, en als een dossier dat al half gesloten is teruggestuurd naar de behandelaar. De omzetgenererende workflows en de operationele workflows lopen door dezelfde pijplijn.

Het documentwerk dat wordt uitgevoerd voordat de zaak bij een medewerker terechtkomt.

Documenten komen klaar aan om mee aan de slag te gaan.

Een dossier is slechts zo goed als de documenten erin. Schermafbeeldingen van ID-kaarten op telefoons. Onleesbare pdf's. Bankafschriften die eigenlijk een foto van een browservenster zijn. Behandelaars besteden echt tijd aan controleren, afwijzen en opnieuw vragen.

Penbox valideert documenten aan de ingang. De AI leest wat de klant uploadt, haalt de velden eruit die bij het dossier horen, controleert of de IBAN correct is opgemaakt en markeert alles wat ontbreekt, onleesbaar is of er verkeerd uitziet. Als een inzending onvolledig is, wordt de klant gevraagd dit te herstellen voordat het dossier op het bureau van een behandelaar belandt.

Een dossier is slechts zo goed als de documenten erin. Schermafbeeldingen van ID-kaarten op telefoons. Onleesbare pdf's. Bankafschriften die eigenlijk een foto van een browservenster zijn. Behandelaars besteden echt tijd aan controleren, afwijzen en opnieuw vragen.

Penbox valideert documenten aan de ingang. De AI leest wat de klant uploadt, haalt de velden eruit die bij het dossier horen, controleert of de IBAN correct is opgemaakt en markeert alles wat ontbreekt, onleesbaar is of er verkeerd uitziet. Als een inzending onvolledig is, wordt de klant gevraagd dit te herstellen voordat het dossier op het bureau van een behandelaar belandt.

Zaakoverzicht, met follow-upverzoek

GEÜPLOAD

Auto-ongeluk vanmorgen

In afwachting van handtekening

✓

Verklaring ingediend

✓

Documenten gevalideerd

✓

IBAN geverifieerd

…

Ondertekend toestemmingsformulier

Vraag om ondertekende toestemming

WAT HET VERVANGT

Handmatige gegevensinvoer vanaf foto’s. E-mailthreads waarin de klant wordt gevraagd het document opnieuw te sturen, alstublieft in een leesbaar formaat.

Uw brokerstack, met Penbox in het midden

Vooruitzicht

Waar uw team werkt

Penbox

Voert de intake uit, controleert en volgt op

Brio

Uw registratiesysteem. Officiële partner.

WAT HET VERVANGT

Toolmoeheid. Projecten voor verandermanagement. De wekelijkse herinnering dat het team betaalt voor een product dat ze niet openen.

Geen nieuw systeem om te leren. Penbox sluit aan op de plek waar je team al werkt.

Werkt met de tools die uw kantoor al gebruikt.

Het kantoor heeft al een ritme. Outlook voor de dagelijkse gang van zaken. Een brokermanagementsysteem als het registratiesysteem. Een ondertekentool, een telefoon, een gewoonte. Tools die beloven dat alles te vervangen, zijn zelden de inspanning voor verandermanagement waard die ze vragen.

Penbox is de laag die het werk uitvoert, niet het registratiesysteem dat het opslaat. De Outlook-invoegtoepassing betekent dat een behandelaar een dossier kan starten zonder van tool te wisselen. Het Penbox-team is een officiële Brio-partner, met diepere integratie met het systeem van record op de roadmap. E-mails en formulieren worden verzonden vanuit je eigen domein, zodat cliënten jouw kantoor zien, niet het onze.

Het kantoor heeft al een ritme. Outlook voor de dagelijkse gang van zaken. Een brokermanagementsysteem als het registratiesysteem. Een ondertekentool, een telefoon, een gewoonte. Tools die beloven dat alles te vervangen, zijn zelden de inspanning voor verandermanagement waard die ze vragen.

Penbox is de laag die het werk uitvoert, niet het registratiesysteem dat het opslaat. De Outlook-invoegtoepassing betekent dat een behandelaar een dossier kan starten zonder van tool te wisselen. Het Penbox-team is een officiële Brio-partner, met diepere integratie met het systeem van record op de roadmap. E-mails en formulieren worden verzonden vanuit je eigen domein, zodat cliënten jouw kantoor zien, niet het onze.

Waarom makelaars op Penbox vertrouwen

Gebouwd voor het werk dat een verzekeringsmakelaar daadwerkelijk doet

Uw brokerbeheersysteem blijft de bron van waarheid. Penbox regelt het werk tussen uw klanten en uw team, in de inbox waarin u al werkt.

Waar Penbox zich bevindt

Waar Penbox zich bevindt

Penbox werkt binnen Outlook, waar het werk al gebeurt. Wanneer een e-mail van een cliënt in de inbox binnenkomt, zet één klik die om in een gestructureerd antwoord. De cliënt ontvangt een link, opent de flow op zijn telefoon en dient in wat je nodig hebt. Penbox controleert de documenten, stelt het dossier samen en stuurt het terug in dezelfde e-mailthread.

Hoe het eruitziet bij een offerteaanvraag

Hoe het eruitziet bij een offerteaanvraag

Een klant schrijft in met de vraag naar dekking voor een nieuwe auto. De medewerker klikt op Penbox, het juiste sjabloon is al geselecteerd, de klant vult de flow in binnen een paar minuten in, en de offerte wordt nog diezelfde ochtend verstuurd. Datzelfde proces geldt voor poliswijzigingen, verlengingen en schadeclaims.

Gebouwd voor de makelaarscontext

Gebouwd voor de makelaarscontext

FSMA, MIFID, AML. Officieel Brio-partnerschap, met diepere integratie met het systeem van record op de roadmap. Gehost op je eigen domein. Werkt in de taal die je klanten verwachten, geschreven door jouw team, niet door ons.

  • Vincent Delghust, Property and Casualty Claims Director bij Allianz

    “Penbox bespaart ons elke dag kostbare uren. De adoptie via Outlook verliep heel snel. Penbox is nu essentieel voor onze werkzaamheden.”

    Vincent Delghust

    Directeur schadeclaims voor schadeverzekeringen

  • Lionel Letrillard, Deputy CEO bij Uneo

    “Penbox stelde ons in staat om ons inschrijvingsproces voor militair personeel in 1 maand te digitaliseren“

    Lionel Letrillard

    Adjunct-CEO

  • Ed Ackerman, Chief Customer Officer bij Qover

    "Penbox stelt ons in staat om tot 75% van onze claims te automatiseren, inclusief de meest complexe. Klanten zijn er dol op!"

    Ed Ackerman

    Directeur Klantbeleving

  • Anaïs Dumas, Directeur Operationele Prestaties en Innovaties bij Groupama

    “Met Penbox hebben we letterlijk de verwerking tijd van onze zaken gehalveerd.“

    Anaïs Dumas

    Hoofd operationele prestaties en innovaties

  • Julien Ben Lahcen, CEO bij Ascentiel Groupe

    “Penbox is een flexibel, volledig aanpasbaar hulpmiddel dat eenvoudig integreert met beheerhulpmiddelen, maar ook een responsief team heeft dat dicht bij zijn klanten staat.“

    Julien Ben Lahcen

    CEO en uitvoerend voorzitter

  • “Penbox bespaart ons elke dag kostbare uren. De adoptie via Outlook verliep heel snel. Penbox is nu essentieel voor onze werkzaamheden.”

    Vincent Delghust

    Directeur schadeclaims voor schadeverzekeringen

  • “Penbox stelde ons in staat om ons inschrijvingsproces voor militair personeel in 1 maand te digitaliseren“

    Lionel Letrillard

    Adjunct-CEO

  • "Penbox stelt ons in staat om tot 75% van onze claims te automatiseren, inclusief de meest complexe. Klanten zijn er dol op!"

    Ed Ackerman

    Directeur Klantbeleving

  • “Met Penbox hebben we letterlijk de verwerkingstijd van onze zaken gehalveerd.“

    Anaïs Dumas

    Hoofd operationele prestaties en innovaties

  • “Penbox is een flexibel, volledig aanpasbaar hulpmiddel dat eenvoudig integreert met managementtools, maar ook een responsief team dat dicht bij zijn klanten staat.“

    Julien Ben Lahcen

    CEO en uitvoerend voorzitter

Veelgestelde

Is Penbox een vervanging voor mijn brokerbeheersysteem?

Nee. Penbox regelt het werk tussen uw klanten en het systeem dat u al gebruikt. Het brokerbeheersysteem blijft de bron van waarheid. Penbox verzorgt de intake, de opvolging en de validatie, en het afgeronde dossier komt terug bij de behandelaar in de tools waarin die al werkt.

Werkt Penbox met Brio?

Ja. Penbox is een officiële Brio-partner. Op dit moment werkt Penbox binnen Outlook, waar het inkomende werk begint. Een diepere Brio-integratie staat op de roadmap en wordt apart aangekondigd.

Moeten we een nieuwe tool leren?

De handler werkt vanuit Outlook. Het Penbox-paneel staat rechts van de inbox. Wanneer er een e-mail van een klant binnenkomt, start u met één klik een gestructureerd dossier. U hoeft geen tweede dashboard te openen en er is geen nieuwe gewoonte die u voor het dagelijks werk moet aanleren.

Wat zien klanten?

Een kort bericht met een link. Ze tikken op de link, voltooien het proces op hun telefoon en verzenden het. Geen app om te installeren, geen account om aan te maken, geen inloggegevens om te onthouden.

Hoe gaat Penbox om met documenten van slechte kwaliteit?

Penbox leest documenten bij binnenkomst. AI haalt de velden eruit die bij de zaak horen, en deterministische controles valideren formaten zoals IBAN. Als een inzending onleesbaar is of iets ontbreekt, wordt de klant gevraagd dit te corrigeren voordat de zaak bij een behandelaar terechtkomt.

Helpt Penbox bij de FSMA-, MiFID- en AML-vereisten?

Ja. Penbox wordt vandaag door Belgische makelaars gebruikt om de velden te verzamelen en bij te werken die deze regelgeving vereist, waaronder burgerlijke staat, nationale identificatiegegevens en AML-gegevenspunten. Omdat de gegevensinvoer gestructureerd is, is het nalevingsspoor consistent en niet afhankelijk van de zorgvuldigheid van individuele personen.

Hoe lang duurt het om te beginnen?

Een eerste workflow kan binnen één werkdag live zijn. De meeste teams beginnen met één sjabloon, meestal offerteaanvragen of het meest voorkomende claimtype, testen de workflow met echte cases en breiden van daaruit uit met meer workflows. Geen projectmanagement nodig om het eerste resultaat te zien.

Wat kost het?

Penbox wordt per gebruiker geprijsd en schaalt mee met het volume. Een typisch makelaarskantoor kan de maandelijkse kosten afwegen tegen de omzet die wordt binnengehaald door sneller te reageren op inkomende aanvragen. Het demonstratiegesprek bevat een prijsopgave op basis van uw situatie, niet een standaard prijslijst.

Is Penbox veilig en compliant?

Gegevens worden gehost in de EU, versleuteld tijdens transport en wanneer ze zijn opgeslagen. Penbox is ontwikkeld voor gereguleerde sectoren en ondersteunt compliancebeoordelingen voor ondernemingen. Beveiligingsdocumentatie is beschikbaar voordat de eerste casus wordt verzonden.

Veilig en compliant. Van meet af aan.

Plan een demo

ISO27001-gecertificeerd

ISO27001-gecertificeerd

Klaar voor de AVG

Klaar voor de AVG

Gegevens opgeslagen in Europa

Gegevens opgeslagen in Europa

Elke actie wordt vastgelegd, is te traceren en te controleren.

Alles vastgelegd, traceerbaar en controleerbaar.

Van de eerste klantinteractie tot cases die zichzelf afhandelen.

Van de eerste klantinteractie tot cases die zichzelf afhandelen.

Begin met één case. Lanceer in weken, niet in kwartalen.
Zie het verschil. Breid uit naarmate je groeit.

Begin met één case. Ga live in weken, niet in kwartalen. Zie het verschil. Breid uit naarmate je groeit.

Begin met een case

Plan een demo

Witte Patersstraat 4
1040 Etterbeek

Penbox

Home

Waarom Penbox

Oplossing

Features

Use Cases

Penbox voor makelaars

Product

Documentatie

Guides

API Reference

Changelog

Legal

Privacybeleid

Cookiebeleid

Algemene voorwaarden

© Penbox, 2026

Witte Patersstraat 4
1040 Etterbeek

Penbox

Home

Waarom Penbox

Oplossing

Features

Use Cases

Penbox voor makelaars

Product

Documentatie

Guides

API Reference

Changelog

Legal

Privacybeleid

Cookiebeleid

Algemene voorwaarden

© Penbox, 2026

Witte Patersstraat 4
1040 Etterbeek

Penbox

Home

Waarom Penbox

Oplossing

Features

Use Cases

Penbox voor makelaars

Product

Documentatie

Guides

API Reference

Changelog

Legal

Privacybeleid

Cookiebeleid

Algemene voorwaarden

© Penbox, 2026