Voor advocatenkantoren en juridische teams
Penbox zet e-mails, formulieren en documenten van cliënten om in gestructureerde dossiers. Cliënten vullen precies aan wat er nog ontbreekt, documenten komen gecontroleerd binnen en uw team start met een dossier dat klaar is voor beoordeling.
%22%20opacity%3D%22.78%22%2F%3E%3Cpath%20d%3D%22M12%206.2c-3%200-5.4%202.4-5.4%205.4%200%203.5%202.2%206.2%205.4%206.2s5.4-2.7%205.4-6.2c0-3-2.4-5.4-5.4-5.4Z%22%20fill%3D%22rgb(36%2C%2099%2C%20212)%22%2F%3E%3Cpath%20d%3D%22M9.5%208.1c.8-.7%201.6-1%202.5-1s1.7.3%202.5%201%22%20stroke%3D%22%23FFFFFF%22%20stroke-opacity%3D%22.58%22%20stroke-width%3D%221.2%22%20stroke-linecap%3D%22round%22%2F%3E%3Ctext%20x%3D%2223%22%20y%3D%2216.5%22%20fill%3D%22%23242624%22%20font-family%3D%22Inter%2CArial%2Csans-serif%22%20font-size%3D%2214%22%20font-weight%3D%22600%22%20letter-spacing%3D%22-.35%22%3EPear%20Inc%3C%2Ftext%3E%3C%2Fsvg%3E)
AMAlex MorganOur team is reviewing your case. Your documents have been received, and we’ll let you know when there’s an update.
AMYour case has moved to review. You can follow every update from your portal.
Vertrouwd door teams bij
Intake
Email Intelligence leest inkomende berichten in Outlook en Gmail, geeft ze prioriteit en koppelt elk bericht aan een zaak, zodat dringend werk als eerste naar boven komt en er niets ongelezen blijft in een gedeelde inbox. Uw praktijk- of dossierbeheersysteem blijft het centrale dossier.
Tell Penbox what matters to each mailbox. Urgent requests rise to the top, across personal and shared inboxes.
New requests become cases. Follow-ups join the right one, with the latest information and attachments already added.
Hi Camille, thanks for the repair estimate. Please upload photos of the damage so we can continue reviewing your claim.
Upload your damage photos →Penbox reads the conversation, case details and documents to draft a response that fits the situation. Review, adjust and send.
Adaptieve intake
Het formulier volgt de zaak. Het werkt op elke telefoon, vereist geen account, stelt de cliënt in staat om tussentijds op te slaan en verder te gaan, en toont de status van het dossier in een klantenportaal.
Add your accident statement. We’ll fill in the details for you.
· Sample previewDocument Intelligence
Document Intelligence valideert documenten, extraheert getypte velden en levert betrouwbaarheidsscores en beeldkwaliteit op, zodat een onleesbare scan wordt afgewezen zolang de cliënt dit nog kan herstellen. Geëxtraheerde gegevens en originele bestanden worden direct aan het dossier gekoppeld, en raken niet bedolven in een inbox.
Klantenportaal
Elke zaak heeft een eigen statuspagina. Cliënten zien wat er is gevraagd, wat er is ontvangen en wat de volgende stap is. Dit vermindert het aantal telefoontjes over de status en zorgt voor een overzicht van elke stap.
AMAlex MorganOur team is reviewing your case. Your documents have been received, and we’ll let you know when there’s an update.
Klantverhaal
Vertrouwelijkheid en beveiliging
Juridische gegevens zijn per definitie gevoelig. Penbox opereert onder ISO/IEC 27001, verwerkt gegevens 100% binnen de EU, gebruikt uw gegevens nooit om AI te trainen en treedt op als AVG-verwerker onder een Artikel 28-verwerkersovereenkomst met een externe FG. Onafhankelijke penetratietests volgen OWASP ASVS.
Illustratieve demo, fictieve gegevens.
INTEGRATIES
Behandelaars blijven in Outlook, gestructureerde data en documenten stromen door via de API, en trajecten kunnen visueel of met een agent worden gebouwd, met MCP beschikbaar. De documentatie behandelt de technische kant.
Zelfde dossier. Zelfde resultaat. Illustratieve demo, fictieve gegevens.
Use cases
De meeste teams beginnen met één type zaak, bewijzen dit op echte dossiers en breiden van daaruit verder uit. Groupama begon met rechtsbijstandclaims en voert nu 35 trajecten uit.
Vervangt Penbox ons praktijkbeheer- of dossiersysteem?
Nee. Uw bestaande systeem blijft het bronsysteem. Penbox verzorgt de intake, het verzamelen van documenten en de opvolging, en geeft gestructureerde data en documenten daarna door via de API.
Moeten cliënten een account aanmaken?
Nee. Cliënten ontvangen een link, vullen op hun telefoon een begeleid formulier in en uploaden documenten. Er is geen app te installeren en geen account aan te maken.
Kan de intake per type zaak verschillen?
Ja. Trajecten zijn adaptief, zodat elk type zaak zijn eigen vragen stelt. Groupama maakte van meer dan 200 scenario's 35 adaptieve trajecten.
Hoe worden documenten gecontroleerd?
Document Intelligence extraheert getypte velden met betrouwbaarheidsscores en beeldkwaliteitscontroles, zodat onleesbare of onvolledige documenten worden opgemerkt terwijl de cliënt nog in de flow zit.
Kunnen we KYC- of onboardingcampagnes voor cliënten uitvoeren?
Ja. Compliance- en KYC-campagnes zijn een kerngebruik: identiteitsbewijzen en verklaringen worden bij veel cliënten tegelijk verzameld, met automatische herinneringen.
Waar worden onze gegevens opgeslagen en verwerkt?
De verwerking gebeurt voor 100% in de EU. Klantgegevens worden nooit gebruikt om AI te trainen, en Penbox treedt op als verwerker onder de AVG met een verwerkersovereenkomst op basis van artikel 28.
Wie bouwt de trajecten?
Uw team kan ze visueel of met een agent bouwen. Penbox ondersteunt ook een API en MCP voor integraties.
Hoe houdt Penbox een overzicht bij van elke zaak?
Elk bericht, elk antwoord, elk document en elk geëxtraheerd veld wordt op het dossier opgeslagen, zodat u op elk moment kunt laten zien wat is gevraagd, beantwoord en ontvangen.
Wat kost het?
Penbox wordt per gebruiker geprijsd. Er is een gratis abonnement, Essential voor € 29 per gebruiker per maand bij jaarlijkse facturering, Pro voor € 69 en Enterprise op aanvraag. De prijspagina laat zien wat elk abonnement bevat.
