Calculator
Wat kost je gedeelde mailbox?
Elke e-mail in een gedeelde mailbox moet worden gelezen, aan het juiste dossier worden gekoppeld en naar de juiste persoon worden doorgestuurd. Vul je eigen cijfers in en zie hoeveel uur dat elke week kost.
Hoe het getal wordt berekend
Vervolgmails per week zijn je e-mails per werkdag, maal vijf, vermenigvuldigd met het aandeel dat bij een al geopend dossier hoort. De uren daarvoor zijn die vervolgmails vermenigvuldigd met de minuten die het kost om elke mail aan een dossier te koppelen. Handmatig dossiers aanmaken komt daar bovenop: de nieuwe schadedossiers per week vermenigvuldigd met de minuten die het kost om één dossier aan te maken.
Uren per persoon verdeelt het totaal over de mensen die de mailbox bijhouden. Eén fulltime medewerker staat voor het aantal werkuren per week dat onder de resultaten wordt getoond. De standaardwaarden zijn ter illustratie, dus pas elk getal aan zodat het bij je eigen mailbox past.
Er wordt niets opgeslagen terwijl je de calculator gebruikt.
Waar de standaardwaarden vandaan komen
De schuifregelaars starten op waarden die we horen in gesprekken met verzekeraars en makelaars. Elk cijfer hieronder is geanonimiseerd en afgerond. Ze laten zien wat gangbaar is, dus vervang ze door je eigen cijfers.
E-mails per werkdag: 40 tot 200
Schadeafdelingen bij kleine en middelgrote makelaars en verzekeraars vertellen ons dat ze 40 tot 50 mails per dag in de gedeelde mailbox krijgen. Een kantoor met vijf mensen telde er de dag voor ons gesprek zo'n 50, en een groter team komt uit op ongeveer 200. De meeste van die mails zijn geen nieuwe aanvragen. Eén makelaar telde 40 tot 50 mails per dag, waarvan er ongeveer 10 echte aanvragen waren. De standaardwaarde van 120 ligt tussen de kleine teams en de grotere.
Vervolgmails op een bestaand dossier: ruim de helft
Teams omschrijven een dossier als een gesprek. Eén verzekeraar ziet zes tot zeven e-mailwisselingen per dossier, en de eerder genoemde makelaar telde ongeveer 10 nieuwe aanvragen in een mailbox die 40 tot 50 e-mails per dag ontvangt. Beide wijzen op een aandeel van ruim de helft voor e-mails die bij een bestaand dossier horen. We starten op 50%, een rond getal aan de voorzichtige kant van wat we horen. Tel de e-mails van één dag om je eigen aandeel te bepalen.
Minuten om een vervolgmail aan een dossier te koppelen: ongeveer 4
Niemand heeft ons een exacte tijd gegeven, dus die 4 minuten is onze eigen schatting. De stappen die ze beschrijven zijn overal hetzelfde: iemand leest de mail, zoekt het dossier op basis van kenmerk, kenteken of klantnaam, achterhaalt wie het behandelt en stuurt het door met het kenmerk erbij. Eén behandelaar noemde dit pure tijdverspilling. In een gedeelde mailbox die we bekeken, stuurde één persoon op deze manier zo'n 160 mails per maand door.
Nieuwe schadedossiers per week: ongeveer 10 tot 135
Een team van drie bij een kleine makelaar opent ongeveer 50 schadedossiers per maand, dus zo'n 12 per week. Een ander team behandelt 1.200 dossiers per jaar, ongeveer 23 per week, en een groter kantoor met vijf of zes mensen behandelt zo'n 7.000 dossiers per jaar, ongeveer 135 per week. De standaardwaarde van 30 ligt tussen de kleine en de grotere teams.
Minuten om handmatig een dossier aan te maken: 10 tot 20
Schadebehandelaars geven aan dat het openen van een nieuw schadedossier vanuit een binnenkomende e-mail 10 tot 20 minuten duurt. Ze lezen de mail, slaan de bijlagen op, zoeken de klant op, maken het dossier aan en vragen om ontbrekende gegevens. Eén klant schatte dit op ongeveer 15 minuten, wat onze standaardwaarde is.
Mensen die de mailbox bijhouden: 3 tot 10
Een kleine makelaar heeft drie mensen op schade zitten. Grotere kantoren vertellen ons dat vijf tot tien mensen in de gedeelde mailbox werken, afhankelijk van de mailbox, en bij één schademailbox zijn dat er zes of zeven. De standaardwaarde is zes. Het aantal verandert niets aan het totaal aantal uren. Het verdeelt ze, zodat je ziet wat de mailbox van elke persoon vraagt.
Elke e-mail moet in het juiste dossier terechtkomen
Penbox leest elke e-mail, vindt het bijbehorende dossier en wijst dit toe aan de juiste behandelaar, zodat niemand meer handmatig naar het dossier hoeft te zoeken. Boek een demo om te zien hoe het werkt op je eigen mailbox.