Hoe Soyer & Mamet een zeer competitief verzekeringsaanbod winstgevend maakten
In gesprek met
Sylvie Stinglhamber
Office Manager en Verzekeringsadviseur
Soyer & Mamet gebruikt Penbox om klantinformatie en documenten te verzamelen in één begeleid traject, waardoor de makelaar binnen tien minuten een offerte voor een motorverzekering kan bezorgen. Wat begon als een manier om de rentabiliteit van één overnameproduct te beschermen, ondersteunt nu terugkerend werk binnen de hele makelarij.
Over
Soyer & Mamet is een familiale verzekeringsmakelaar opgericht in Brussel in 1899. Het adviseert particulieren en bedrijven in heel België op het gebied van verzekeringen, kredieten, sparen en vermogensbescherming.
Industrie
Verzekeringsbemiddeling
Workflow
Verzekeringsoffertes en klantenadministratie
Operationele schaal
In Brussel gevestigde familiemakelaar opgericht in 1899
Uitdaging
Het zeer competitieve motorverzekeringsaanbod van Soyer & Mamet kon alleen werken als de makelaar de administratieve kosten van elke offerte onder controle hield. Handmatige gegevensverzameling en documentenopvolging brachten de rentabiliteit van het acquisitieproduct in gevaar.
Oplossing
Soyer & Mamet heeft een Penbox-traject op haar website geplaatst en gebruikt dit tijdens live klantgesprekken. Klanten leveren de benodigde informatie en documenten aan via één begeleide aanvraag, en de gestructureerde reactie helpt het team om het klantendossier in OpenBroker aan te maken of bij te werken en de offerte voor te bereiden zonder een lange e-mailwisseling.
Resultaten
In de door het team beschreven workflow sturen klanten de vereiste informatie binnen vijf minuten terug en ontvangen ze binnen tien minuten een offerte. Dat kortere proces maakte het zeer concurrerende motorfietsaanbod economisch levensvatbaar zonder in te boeten op persoonlijke service. Soyer & Mamet heeft Penbox sindsdien uitgebreid naar het aanmaken van prospects, het bijwerken van klantgegevens, documentaanvragen, mandaten en opzeggingsberichten.
Een competitief aanbod met weinig ruimte voor administratie
Soyer & Mamet adviseert sinds 1899 particulieren en bedrijven uit Brussel. De positionering is bewust menselijk: elke klant begrijpen, beschikbaar blijven en het advies geven dat nodig is om hun gezin, bezittingen en bedrijf te beschermen.
Een manier waarop het makelaarskantoor nieuwe relaties start, is via een zeer competitief aanbod voor motorverzekeringen. De initiële polis creëert een kans om het vertrouwen van de klant te winnen en later te begrijpen of andere delen van hun verzekeringsdekking kunnen worden verbeterd.
De commerciële logica was gezond. De operationele logica was moeilijker.
Een concurrerend geprijsd product laat weinig ruimte voor vermijdbare administratiekosten. Elke e-mail waarin om ontbrekende informatie wordt gevraagd, elk document dat moet worden achtervolgd en elk detail dat handmatig in het beheersysteem wordt gekopieerd, verbruikt een deel van een toch al beperkte marge.
Het team bereikte een beslissingspunt. Het kon stoppen met het aanbieden van het product, of het proces zo herontwerpen dat het leveren van een goede service niet langer onevenredig veel administratief werk vereiste.
“We vroegen ons af of we dit zeer competitieve motorproduct moesten blijven aanbieden. Als we dat deden, moesten we het hele proces digitaliseren zodat het zo min mogelijk tijd zou kosten en toch een minimaal winstgevendheidsniveau zou genereren.”
Sylvie Stinglhamber, Office Manager en Verzekeringsadviseur bij Soyer & Mamet
De offerte omzetten in één begeleid traject
Soyer & Mamet introduceerde een Penbox-traject voor motoroffertes op haar website. In plaats van het dossier samen te stellen via een reeks e-mails, ontvangt de klant één duidelijk verzoek om de informatie en documenten die het makelaarskantoor nodig heeft.
Het traject kan beginnen terwijl de klant nog met een adviseur spreekt. De klant vult het verzoek in vanaf zijn eigen apparaat en de reactie komt binnen in een structuur die het team kan gebruiken om de klantenfiche aan te maken of bij te werken en de offerte voort te zetten in OpenBroker.
“Je bent aan de telefoon met je klant en stuurt hem het Penbox-traject. Ze reageren binnen vijf minuten omdat ze klaar zijn om actie te ondernemen. Ik open het in OpenBroker en binnen tien minuten ontvangt de klant zijn offerte.”
Sylvie Stinglhamber
Deze snelheid is niet alleen een verbetering van de klantervaring. Het verandert de economie van het product. Er wordt minder tijd besteed aan het coördineren van de intake, zodat meer inspanning van het team kan gaan naar advies en het opbouwen van de bredere klantrelatie waarvoor het aanbod is ontworpen.
Winstgevendheid zonder nabijheid op te offeren
Digitalisering kan in strijd lijken met een makelaardij die is gebouwd rond persoonlijke service. Bij Soyer & Mamet gebeurde het tegenovergestelde.
Penbox nam de repetitieve structuur van de uitwisseling over: vragen om de vereiste informatie, het verzamelen van bewijsstukken en het terugsturen van een volledig antwoord. De adviseur bleef aanwezig waar menselijke expertise ertoe deed, inclusief het begrijpen van de situatie van de klant, het opstellen van het juiste aanbod en het adviseren over hun bredere dekking.
De motorworkflow werd economisch levensvatbaar zonder de klant te vragen een tragere of minder persoonlijke service te accepteren. Klanten konden handelen terwijl hun verzoek nog top of mind was, inclusief rechtstreeks ondertekenen vanaf een mobiele telefoon.
“Veel klanten tekenen direct op hun mobiel en vertellen ons hoe gemakkelijk en praktisch Penbox is. Het toont de energie van het makelaarskantoor vanaf de allereerste interactie.”
Sylvie Stinglhamber
De ervaring ondersteunt de belofte die Soyer & Mamet wil doen. Het proces voelt snel en responsief aan, terwijl het team meer tijd heeft om beschikbaar te zijn voor de klant.
Van één product naar het dagelijkse makelaarswerk
Het motoraanbod gaf Soyer & Mamet een gerichte plek om het model te bewijzen. Het probleem was specifiek, de administratiekosten deden ertoe en het effect van een korter proces was voor het team gemakkelijk te zien.
Zodra de workflow was vastgesteld, gold hetzelfde patroon voor vele andere taken binnen de makelaardij. Soyer & Mamet breidde het gebruik van Penbox uit om prospectfiches aan te maken, klantgegevens bij te werken, bewijsstukken op te vragen en mandaten en opzeggingsbrieven te ondertekenen.
Elke taak is anders, maar het operationele probleem is hetzelfde. Het makelaarskantoor heeft een volledige bijdrage van de klant nodig voordat een medewerker het werk vooruit kan helpen. Wanneer die bijdrage wordt verzameld via een helder, begeleid traject, besteden medewerkers minder tijd aan het organiseren van de uitwisseling en weten klanten wat er van hen wordt verwacht.
De adoptie volgde de praktische waarde die medewerkers in hun eigen werk ervoeren.
“Wie gewend is geraakt aan het werken met Penbox, zou vandaag de dag niet meer zonder kunnen.”
Sylvie Stinglhamber
Meer tijd voor het werk dat klanten waarderen
Soyer & Mamet begon met een nauwe commerciële vraag: kon een zeer competitief motoraanbod winstgevend blijven als er rekening werd gehouden met de administratiekosten?
Penbox hielp het makelaarskantoor met ja te antwoorden. De klant kan binnen enkele minuten de vereiste informatie verstrekken. Het team kan direct overstappen naar OpenBroker en de offerte voorbereiden. Het aanbod blijft competitief zonder dat medewerkers onevenredig veel tijd hoeven te besteden aan administratie met een lage waarde.
Het grotere resultaat is zichtbaar in hoe Penbox vandaag de dag wordt gebruikt. Een oplossing die werd geïntroduceerd voor één prijsgevoelig product, ondersteunt nu terugkerend werk binnen de hele makelaardij.
Voor Sylvie wordt de waarde uiteindelijk gemeten in de tijd van de klant.
“De tijd die Penbox ons bespaart op administratieve taken met een lage waarde, is tijd die we kunnen besteden om dichter bij onze klanten te staan en hen beter van dienst te zijn.”
Sylvie Stinglhamber