Product Update #4 : modèles d'e-mails optimisés par l'IA
Chaque dossier fonctionne par e-mail. Mises à jour de statut, rappels, demandes de documents manquants, réponses à un courtier ou à un client. Jusqu'à présent, votre équipe avait deux options, et aucune n'était bonne. Un modèle fixe respecte les consignes et la conformité, mais donne l'impression d'avoir été écrit par une machine. La saisie libre semble humaine, mais elle s'écarte du script et dévore un temps que votre équipe n'a pas.
Votre modèle d'e-mail est désormais l'instruction (prompt)
Les modèles d'e-mail peuvent désormais faire office de prompts d'IA. Vous définissez le canevas une fois pour toutes : la structure, le ton, les sections qui doivent toujours être présentes et les variables à remplir. À partir de là, Penbox lit le contexte du dossier et les e-mails précédents du fil de discussion, puis rédige un message qui respecte votre modèle tout en restant spécifique et humain.
Vous fixez les règles. L'IA s'occupe de la formulation.
Le modèle comme prompt
Le modèle contrôle ce que chaque e-mail automatique ou suggestion de réponse doit contenir. L'IA adapte la formulation au destinataire, au dossier et à la conversation en cours. Un e-mail de renouvellement et une mise à jour de sinistre peuvent partager le même modèle et pourtant sembler parfaitement adaptés à chaque situation, car le modèle écrit en fonction des faits du dossier qu'il a sous les yeux, et non d'un script générique.
Automatique, mais personnel
Les flux de travail peuvent envoyer ces e-mails générés par l'IA de manière autonome, ou les soumettre à votre équipe sous forme de brouillons de réponses à vérifier avant envoi. C'est vous qui choisissez pour chaque flux de travail.
Lorsqu'un e-mail arrive dans un dossier, Penbox peut préparer un projet de réponse basé sur votre prompt et le déposer dans l'historique du dossier, prêt à être validé ou modifié. Lorsqu'une condition est remplie, un flux de travail peut envoyer un e-mail ou un SMS automatiquement sans que personne n'ait à intervenir. Dans les deux cas, votre équipe conserve la cohérence d'un modèle fixe sans perdre le ton qui fait qu'un message semble écrit spécifiquement pour ce dossier, et non collé depuis un dossier de modèles.
Liens de dossiers dans les e-mails et SMS
Les e-mails et SMS envoyés à partir des flux de travail peuvent désormais comporter un lien direct vers le dossier concerné. Le destinataire ou un collaborateur clique une fois et arrive sur le bon dossier, au lieu de fouiller dans sa boîte de réception pour le trouver. L'intégralité de la conversation reste connectée au travail auquel elle appartient.
Cela s'appuie sur les références de dossiers, le code court qui apparaît dans la liste des dossiers et l'en-tête. Ensemble, ils permettent de conserver chaque réponse, transfert et suivi rattaché au dossier dont il provient.
Où commencer
Comment les automatisations envoient et rédigent des e-mails
Configurer les invitations, les rappels et les confirmations
Configurer l'e-mail de votre espace de travail et les boîtes de réception connectées
Disponibilité et tarifs
Les modèles d'e-mails gérés par IA sont disponibles dès aujourd'hui dans chaque espace de travail, inclus sans frais supplémentaires pendant que nous perfectionnons et développons le produit. L'utilisation à grand volume pourrait passer à un tarif basé sur la consommation à l'avenir, et nous donnerons un préavis clair avant l'entrée en vigueur de tout changement. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions.
Foire Aux Questions
Que sont les modèles d'e-mails gérés par IA ? Ce sont des modèles d'e-mails qui font également office de prompts d'IA. Vous définissez une fois pour toutes la structure, le ton, les sections requises et les variables. Penbox utilise ensuite le contexte du dossier et les e-mails précédents pour générer un message qui suit le modèle tout en étant spécifique et humain.
En quoi est-ce différent d'un modèle d'e-mail classique ? Un modèle classique remplit quelques variables et envoie le même texte fixe à chaque fois. Un modèle géré par IA définit les règles que le message doit suivre, puis rédige le texte réel autour du dossier qu'il a sous les yeux, afin que l'e-mail corresponde au destinataire et à la situation au lieu de répéter un script générique.
L'IA envoie-t-elle des e-mails sans que je les vérifie ? Uniquement si vous le décidez. Vous choisissez pour chaque flux de travail. Un flux de travail peut envoyer un e-mail généré par l'IA automatiquement lorsqu'une condition est remplie, ou il peut préparer un projet de réponse qui apparaît dans l'historique du dossier pour que votre équipe puisse le vérifier, le modifier et l'envoyer.
Comment le message reste-t-il conforme et fidèle aux consignes ? Le modèle est la limite. L'IA peut adapter la formulation, mais elle doit conserver la structure, le ton et les sections requises que vous avez définis. Vous écrivez ce canevas une fois et chaque message généré le respecte. En savoir plus sur les prompts de rédaction d'e-mails.
Que sont les liens de dossiers dans les e-mails et SMS ? Les messages envoyés à partir d'un flux de travail peuvent inclure un lien direct vers le dossier associé. Le destinataire ou un collaborateur clique dessus et accède directement au bon dossier, sans chercher dans sa boîte de réception. Cela permet de garder la conversation connectée au dossier auquel elle appartient.
Cela fonctionne-t-il aussi pour les SMS ? Oui. Des liens de dossiers peuvent être ajoutés aux e-mails et aux SMS envoyés à partir des flux de travail.
Où apparaissent les projets de réponses ? Dans l'historique du dossier. Lorsqu'un e-mail arrive, Penbox prépare un brouillon basé sur votre prompt et le place dans le dossier, prêt à être validé, modifié ou rejeté avant tout envoi.