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La nouvelle Penbox
Du chaos des e-mails à l’exécution automatisée des dossiers.
Penbox transforme les e-mails et les documents en suivi de dossiers structurés pour les équipes des opérations client. Une responsabilité claire et une gestion des exceptions intégrée. Le tout en s’appuyant sur vos systèmes existants.
Propulser les opérations clients chez :
Impact opérationnel dès la première semaine.
82 %
Documents collectés sans suivi manuel
300 %
ROI au cours de la première année
+30%
Amélioration de la qualité des données grâce à la capture de données alimentée par l’IA
Certifié ISO 27001
Conforme au RGPD
Données stockées en Europe
il y a 9 jours
Re : documents
manquants
Bonjour, je relance encore… j’attends toujours le contrat signé, pourriez-vous aussi envoyer une copie de la pièce d’identité ?
14:36
Sarah P.
8
Qui est le propriétaire du dossier TRX-27567 ? Il est en attente depuis 3 semaines.
En retard de 2 jours
Rappel
Rappelez J. Martin
Suspendre
Fermer
Il y a 8 jours
Re : documents d'intégration
Pourriez-vous vérifier ce document et ajouter votre numéro de TVA ?
intégration_client.docx
Dossiers complexes. Enfin sous contrôle.
Penbox structure les dossiers avec beaucoup de documents en un système qui les fait avancer. Les informations sont recueillies, les prochaines étapes sont guidées et chaque interaction reste traçable.
Les outils sont principalement conçus pour stocker des données. Pas pour collecter des documents, rechercher des informations manquantes ou coordonner des dossiers complexes. Penbox gère cette couche en connectant les clients, les équipes et les systèmes dans un seul flux de travail encadré.
Les équipes Ops définissent les flux de dossiers, sans tickets IT
L’IA extrait les données et collecte les informations manquantes
Chaque interaction est enregistrée et peut être controlé
Se connecte à vos systèmes via API
Vos systèmes restent le système de référence. Penbox gère le traitement des dossiers par-dessus. Votre équipe n’a donc plus à le faire.
Fonctionnalités
OFFER-2841
Ouvrir
De
Thomas Renard
Type
Offre
Propriétaire
Olivia Turner
Documents
form.pdf
SUBSC-2843
Ouvrir
De
Thomas Renard
Type
Réclamations
Propriétaire
Olivia Turner
Documents
form.pdf
E-mails en désordre → dossiers propres
Les e-mails et les documents deviennent automatiquement des dossiers structurés. Les pièces jointes sont rattachées, les détails clés sont capturés, et le dossier est prêt à avancer.
Les données sont automatiquement extraites des documents
L’IA lit les documents envoyés et extrait les informations dont votre équipe a besoin. Formulaires à la main, PDF numérisés et photos.
déclaration_d'accident.pdf
Extrait
Nom
Thomas Renard
Date de l'incident
28 févr. 2026
Numéro de police
POL-8821-B
Rapport
Rappel automatique
Recueillir la signature
Envoyer un formulaire sécurisé
Demande de document
Collectez ce qui manque
Penbox demande automatiquement des documents, des formulaires ou des signatures électroniques. Des rappels assurent le suivi si nécessaire.
Voir ce qui bloque les progrès
Voyez en un coup d'œil ce qui bloque chaque dossier. Input client. Revue interne. Validation finale.
Statut
Raison
En cours
Document manquant
À revoir
En attente d'approbation
Approbation finale
En attente de signature
Ouvrir
Olivia Turner
Contactez tous vos clients en même temps
Lancez des mises à jour structurées de l’ensemble de votre portefeuille client. Envoyez des formulaires préremplis en masse et suivez les réponses.
Lauren Cooper
Valerie Smith
Fran Matthys
Tom Peeter
Valerie Smith
CLM-2844
CLM-2845
CLM-2846
Signer le document
Générez et signez des documents
Vos documents sont générés à partir de vos modèles, avec les données du dossier. Les clients les examinent et les signent via un portail sécurisé.
Cas d'usage
Admission
il y a 2 jours
Formulaire
il y a 2 jours
Avis sur Penbox
il y a 1 jour
Décision
-
Gestion des sinistres
Du premier contact à la décision finale dans un seul dossier structuré. Réduisez la coordination manuelle, respectez les SLA et conservez une piste d’audit complète.
CLM-2841
À revoir
Refuser
Approuver
Souscription et abonnement
Collectez, validez, approuvez et signez dans un flux de travail contrôlé. Des cycles plus courts. Moins d’erreurs. Une responsabilité claire.
Lauren Cooper
Détails de la politique
Confirmé
Adresse
Mis à jour
Renouvellement
Signé
Service client
Gérez les mises à jour et les renouvellements sans échanges d’e-mails interminables. Améliorez la réactivité tout en gardant chaque interaction traçable.
Soumis
En cours d'examen
Vérifié
Campagnes de conformité et de KYC
Mettez à jour toutes les données de votre portefeuille client. Suivez les soumissions, automatisez les rappels et conservez des journaux d’audit incontestables.
Vos outils restent la référence.
Penbox orchestre le travail par-dessus.
Démarrez avec une intégration minimale. Étendez à mesure que vos flux se complexifient.
Sécurisé et conforme. La base.
Commencez par un dossier. Opérationnel en semaines, pas en mois. Constatez l'impact. Étendez à votre rythme.
