Pour les courtiers d’assurance belges
La plupart de vos dossiers commencent par un e-mail. Une demande de devis, une modification de contrat, une question sur le renouvellement. Penbox fonctionne dans Outlook et transforme chaque message entrant en une réponse structurée que le client peut remplir sur son téléphone. La réponse qui prenait autrefois deux jours est envoyée dès le matin même, et le dossier arrive sur le bureau du gestionnaire prêt à être clôturé.
Adopté par plus de 300 équipes, notamment chez : Allianz, Groupama et Qover. Partenaire officiel de Brio.
L’e-mail arrive
Outlook, avec Penbox
Hier
Accident de voiture ce matin
Bonjour, j'ai eu un accident en allant au travail. Photo jointe…
Penbox lit l’e-mail et sélectionne automatiquement le modèle de sinistre.
LE CLIENT SOUMET
Utilisation fluide sur leur téléphone
Aujourd'hui
Déclaration de sinistre automobile
Pièce d'identité de l'autre conducteur
Constat d'accident
IBAN pour le remboursement
Documents validés lors de la soumission
RETOURS DE DOSSIERS
Prêt à traiter
Demain
Type
IBAN
Carte d'identité
Rapport
Sinistre automobile
✓ valide
✓ extrait
✓ joint
Documents validés lors de la soumission
Plus de 300 équipes d’assurance utilisent Penbox
COMMENT FONCTIONNE PENBOX
Une couche par-dessus les outils que votre bureau utilise déjà.
Votre système de gestion de courtage reste la source de vérité. Penbox prend en charge le travail, entre vos clients et votre équipe, directement dans la boîte de réception que vous utilisez déjà au quotidien.
Où se trouve Penbox
Penbox fonctionne directement dans Outlook, là où le travail se fait déjà. Lorsqu’un e-mail d’un client arrive dans la boîte de réception, un clic suffit pour le transformer en réponse structurée. Le client reçoit un lien, ouvre le parcours sur son téléphone et soumet ce dont vous avez besoin. Penbox vérifie les documents, assemble le dossier et le renvoie dans le même fil de discussion par e-mail.
Un client écrit pour demander une couverture pour une nouvelle voiture. Le gestionnaire clique sur Penbox, le bon modèle a déjà été sélectionné, le client remplit le parcours en quelques minutes et le devis est envoyé le matin même. Le même schéma s’applique aux modifications de contrat, aux renouvellements et aux sinistres.
Conçu pour le contexte belge
FSMA, MIFID, AML. Partenariat officiel avec Brio, avec une intégration plus approfondie du système d’enregistrement au programme. Hébergé sur votre propre domaine. Des parcours dans la langue que vos clients attendent, rédigés par votre équipe, et non par nous.
Le courtier qui répond en premier remporte le contrat.
Répondez aux nouvelles demandes commerciales en quelques minutes, pas en jours.
Les demandes de devis et les nouvelles demandes arrivent dans Outlook comme toujours, et elles avancent à la vitesse de la première personne qui met la main sur le message. Dans la plupart des bureaux, cela prend des heures. Souvent des jours. Au moment où la réponse est envoyée, le client a déjà reçu une réponse de quelqu’un d’autre.
Penbox change ce moment-là. Le complément Outlook lit l’e-mail entrant et sélectionne automatiquement le bon modèle. Un clic envoie au client un parcours structuré qui recueille exactement ce qu’il faut pour le devis. La réponse qui attendait autrefois l’après-midi d’un gestionnaire part en quelques minutes, tandis que le client est encore dans sa boîte de réception à y réfléchir.
CE QU’IL REMPLACE
Des demandes de devis qui attendent dans une file jusqu’à ce que quelqu’un ait le temps. Des clients qui se refroidissent pendant qu’ils patientent. Des contrats perdus au profit du courtier du coin qui a simplement ouvert sa boîte de réception en premier.
OUTLOOK, AVEC LE PANNEAU PENBOX
Boîte de réception
Devis pour ma nouvelle voiture
De : marie.dupont@domain.be
Bonjour, je viens d'acheter une nouvelle Clio le week-end dernier. Pouvez-vous me préparer un devis d'assurance ? J'avais mon précédent contrat chez AG. Merci.
SOUMISSION, VALIDÉE ET EXTRAITE
Téléversé
Carte d'identité
✓
Rapport d'accident
✓
Relevé bancaire
✓
Photo des dommages
✓
EXTRAIT
Nom
M. Dupont
Adresse
Bruxelles
Licence
B-réf
IBAN
✓ valide
Devis, renouvellements, modifications de contrat, sinistres. Une seule boîte de réception, un seul processus.
Chaque e-mail entrant devient un dossier structuré.
Votre équipe ne sépare pas sa journée par type de message. Les demandes de devis, les questions de renouvellement, les modifications de police et les sinistres arrivent tous dans la même boîte de réception, et ils ont tous besoin d'une structure avant de pouvoir être traités. La différence entre un bon bureau et un excellent bureau réside dans la rapidité avec laquelle cette structure est mise en place.
Penbox l'applique automatiquement. Chaque e-mail entrant que le module complémentaire reconnaît est acheminé vers le bon modèle, envoyé au client sous forme de parcours qu'il complète sur son téléphone, puis renvoyé au gestionnaire sous forme de dossier déjà à moitié clos. Les processus générateurs de revenus et les processus opérationnels empruntent le même pipeline.
CE QU’IL REMPLACE
Triage manuel. Modèles choisis à la main. Le délai entre « l’e-mail est arrivé » et « le dossier est lancé ».
La récolte d'informations et de documents, effectué avant que le dossier n’arrive à un humain.
Les documents arrivent prêts à être utilisés.
Un dossier n’est aussi bon que les documents qu’il contient. Des captures d’écran de cartes d’identité prises sur téléphone. Des PDF illisibles. Des relevés bancaires qui sont en réalité une photo d’une fenêtre de navigateur. Les gestionnaires passent un temps précieux à vérifier, rejeter et redemander.
Penbox valide les documents à l’entrée. L’IA lit ce que le client téléverse, extrait les champs qui doivent figurer dans le dossier, vérifie que l’IBAN est correctement formé, et signale tout ce qui manque, est illisible ou semble incorrect. Lorsqu’une soumission est incomplète, on demande au client de la corriger avant que le dossier n’arrive sur le bureau d’un gestionnaire.
CE QU’IL REMPLACE
Saisie manuelle des données à partir de photos. Des fils de discussion par e-mail demandant au client de renvoyer le document, dans un format lisible, s'il vous plaît.
Vue du dossier, avec demande de suivi
ENVOYÉ
Accident de voiture ce matin
✓
Déclaration soumise
✓
Documents validés
✓
IBAN vérifié
…
Formulaire de consentement signé
Votre stack de courtiers, avec Penbox au milieu
Outlook
Là où votre équipe travaille
Penbox
Gère la réception, valide et assure le suivi
Brio
Votre outil de référence. Partenaire officiel.
Aucun nouveau système à apprendre. Penbox s’intègre à l’endroit où votre équipe travaille déjà.
Fonctionne avec les outils que votre bureau utilise déjà.
Le bureau a déjà son rythme. Outlook pour le quotidien. Un système de gestion de courtage comme référentiel. Un outil de signature, un téléphone, une habitude. Les outils qui promettent de remplacer tout cela ne valent que rarement l'effort de conduite du changement qu'ils exigent.
Penbox est la couche qui exécute le travail, pas le référentiel qui le stocke. Le complément Outlook permet à un gestionnaire de démarrer un dossier sans changer d'outil. L'équipe Penbox est un partenaire officiel de Brio, avec une intégration plus poussée au système de référence prévue sur la feuille de route. Les e-mails et les formulaires partent depuis votre propre domaine, afin que les clients voient votre bureau, et non le nôtre.
CE QU’IL REMPLACE
La fatigue des outils. Les projets de gestion du changement. Le rappel hebdomadaire que l’équipe paie pour un produit qu’elle n’ouvre pas.
Pourquoi les courtiers font confiance à Penbox
Conçu pour le travail qu’un courtier belge effectue réellement.
Votre système de gestion de courtage reste la référence. Penbox prend en charge le travail, entre vos clients et votre équipe, directement dans la boîte de réception que vous utilisez déjà au quotidien.
Où se trouve Penbox
Penbox fonctionne directement dans Outlook, là où le travail se fait déjà. Lorsqu’un e-mail d’un client arrive dans la boîte de réception, un clic suffit pour le transformer en réponse structurée. Le client reçoit un lien, ouvre le parcours sur son téléphone et soumet ce dont vous avez besoin. Penbox vérifie les documents, assemble le dossier et le renvoie dans le même fil de discussion par e-mail.
À quoi cela ressemble pour une demande de devis
Un client écrit pour demander une couverture pour une nouvelle voiture. Le gestionnaire clique sur Penbox, le bon modèle a déjà été sélectionné, le client remplit le parcours en quelques minutes et le devis est envoyé le matin même. Le même schéma s’applique aux modifications de contrat, aux renouvellements et aux sinistres.
Conçu pour le contexte belge
FSMA, MIFID, AML. Partenariat officiel avec Brio, avec une intégration plus approfondie du système d’enregistrement au programme. Hébergé sur votre propre domaine. Des parcours dans la langue que vos clients attendent, rédigés par votre équipe, et non par nous.
Questions fréquentes
Penbox remplace-t-il mon système de gestion de courtier ?
Non. Penbox prend en charge le travail entre vos clients et le système que vous utilisez déjà. Le système de gestion des courtiers reste le système de référence. Penbox gère la saisie initiale, les relances et la validation, puis le dossier finalisé revient au gestionnaire dans les outils qu’il utilise déjà.
Est-ce que Penbox fonctionne avec Brio ?
Oui. Penbox est un partenaire officiel de Brio. Aujourd’hui, Penbox fonctionne dans Outlook, là où le travail entrant commence. Une intégration plus poussée avec Brio est prévue sur la feuille de route et fera l’objet d’une annonce distincte.
Devons-nous apprendre à utilser un nouvel outil ?
Le gestionnaire fonctionne depuis Outlook. Le panneau Penbox se trouve à droite de la boîte de réception. Lorsqu’un e-mail client arrive, un clic lance un dossier structuré. Il n’y a pas de deuxième tableau de bord à ouvrir, ni de nouvelle habitude à adopter au quotidien.
Que voient les clients ?
Un court message avec un lien. Ils appuient sur le lien, terminent le processus sur leur téléphone et soumettent. Aucune application à installer, aucun compte à créer, aucun identifiant à retenir.
Comment Penbox gère-t-il les soumissions de documents de mauvaise qualité ?
Penbox lit les documents dès leur arrivée. L’IA extrait les champs qui doivent figurer dans le dossier, et des vérifications déterministes valident des formats comme l’IBAN. Lorsqu’une soumission est illisible ou incomplète, le client est invité à la corriger avant que le dossier n’arrive chez un gestionnaire.
Penbox aide-t-il à répondre aux exigences de la FSMA, de la MIFID et de l’AML ?
Oui. Penbox est aujourd’hui utilisé par des courtiers belges pour collecter et mettre à jour les champs exigés par ces réglementations, notamment l’état civil, les identifiants nationaux et les données liées à la lutte contre le blanchiment d’argent (AML). Comme la collecte est structurée, la piste de conformité est cohérente et ne dépend pas de la diligence de chacun.
Combien de temps faut-il pour commencer ?
Un premier flux peut être mis en ligne en une journée de travail. La plupart des équipes commencent avec un seul modèle, généralement des demandes de devis ou le type de sinistre le plus courant, valident le workflow sur des cas réels, puis ajoutent d’autres flux à partir de là. Pas besoin de gestion de projet pour obtenir le premier résultat.
Combien cela coûte-t-il ?
Penbox est facturé par utilisateur et son coût évolue en fonction du volume. Un cabinet de courtage type peut comparer le coût mensuel aux revenus générés en répondant plus rapidement aux demandes entrantes. L’appel de démonstration inclut un devis adapté à votre configuration, et non un tarif catalogue.
Penbox est-il sécurisé et conforme ?
Les données sont hébergées dans l’UE, chiffrées en transit et au repos. Penbox est conçu pour les secteurs réglementés et prend en charge les revues de conformité d’entreprise. La documentation de sécurité est disponible avant l’envoi du premier dossier.
Sécurisé et conforme. C'est la base.
Commencez par un dossier. Opérationnel en semaines, pas en mois. Constatez l'impact. Étendez à votre rythme.
