Product Update #4: AI-gestuurde e-mailsjablonen
Elk dossier draait om e-mail. Statusupdates, herinneringen, verzoeken om een ontbrekend document, antwoorden aan een makelaar of een klant. Tot nu toe had je team twee opties, en geen van beide was goed. Een vaste sjabloon blijft consistent en compliant, maar leest alsof een machine het heeft geschreven. Vrij typen klinkt menselijk, maar wijkt af van het script en vreet tijd die je team niet heeft.
Je e-mailsjabloon is nu de prompt
E-mailsjablonen kunnen nu fungeren als AI-prompts. Je definieert het canvas eenmalig: de structuur, de toon, de secties die er altijd moeten zijn, en de variabelen die moeten worden ingevuld. Vanaf dat moment leest Penbox de context van het dossier en de eerdere e-mails in de thread en schrijft een bericht dat binnen je sjabloon blijft, terwijl het specifiek en menselijk overkomt.
Jij bepaalt de regels. De AI verzorgt de formulering.
Sjabloon als prompt
Het sjabloon bepaalt wat elke automatische e-mail of voorgesteld antwoord moet bevatten. De AI past de formulering aan de ontvanger, het dossier en het tot nu toe gevoerde gesprek aan. Een verlengingsemail en een claimupdate kunnen hetzelfde sjabloon delen en toch passend klinken voor elke situatie, omdat het model schrijft rond de feiten van het dossier dat voorligt, en niet een generiek script volgt.
Automatisch, maar persoonlijk
Workflows kunnen deze door AI gegenereerde e-mails zelfstandig verzenden, of ze als conceptantwoorden aan je team aanbieden om te controleren voor verzending. Je kiest dit per workflow.
Wanneer een e-mail binnenkomt in een dossier, kan Penbox een conceptreactie voorbereiden op basis van je prompt en deze in de tijdlijn van het dossier plaatsen, klaar om te bevestigen of te bewerken. Wanneer aan een voorwaarde is voldaan, kan een workflow automatisch een e-mail of sms verzenden zonder dat iemand deze hoeft aan te raken. In beide gevallen behoudt je team de consistentie van een vast sjabloon, zonder de toon te verliezen waardoor een bericht aanvoelt alsof het voor dit dossier is geschreven en niet simpelweg uit een map is gekopieerd.
Dossierkoppelingen in e-mails en sms
E-mails en sms-berichten die vanuit workflows worden verzonden, kunnen nu een directe link naar het gerelateerde dossier bevatten. De ontvanger of een collega klikt één keer en komt direct in het juiste dossier terecht, in plaats van te moeten zoeken in een inbox. Het volledige gesprek blijft verbonden met het werk waar het bij hoort.
Dit bouwt voort op dossierreferenties, de korte code die wordt weergegeven in de dossierlijst en in de koptekst. Samen zorgen ze ervoor dat elk antwoord, elke doorstuuractie en follow-up gekoppeld blijft aan het dossier waar het vandaan kwam.
Waar te beginnen
Beschikbaarheid en prijzen
E-mailsjablonen met AI-functionaliteit zijn vanaf vandaag beschikbaar in elke werkruimte, inbegrepen zonder extra kosten terwijl we het product verfijnen en uitbreiden. Bij zeer intensief gebruik kan er in de toekomst worden overgestapt op volumegebaseerde prijzen, en we zullen ruim van tevoren duidelijk informeren voordat een dergelijke wijziging van kracht wordt. Neem contact op als je vragen hebt.
Veelgestelde vragen
Wat zijn AI-gestuurde e-mailsjablonen? Dit zijn e-mailsjablonen die tevens functioneren als AI-prompts. Je definieert eenmalig de structuur, toon, vereiste secties en variabelen. Penbox gebruikt vervolgens de context van het dossier en de eerdere e-mails om een bericht te genereren dat het sjabloon volgt, maar toch specifiek en menselijk overkomt.
Hoe verschilt dit van een normaal e-mailsjabloon? Een normaal sjabloon vult een paar variabelen in en verstuurt telkens dezelfde vaste tekst. Een AI-gestuurd sjabloon stelt de regels vast die het bericht moet volgen en schrijft vervolgens de daadwerkelijke formulering rond het dossier dat voorligt, zodat de e-mail aansluit bij de ontvanger en de situatie in plaats van een generiek script te herhalen.
Verstuurt de AI e-mails zonder dat ik ze controleer? Alleen als je daarvoor kiest. Je beslist per workflow. Een workflow kan automatisch een door AI gegenereerde e-mail verzenden wanneer aan een voorwaarde is voldaan, of het kan een conceptantwoord voorbereiden dat in de tijdlijn van het dossier verschijnt zodat je team dit kan controleren, bewerken en verzenden.
Hoe blijft het on-message en compliant? Het sjabloon vormt de grens. De AI kan de formulering aanpassen, maar moet zich houden aan de structuur, toon en vereiste secties die je hebt gedefinieerd. Je schrijft dat canvas één keer en elk gegenereerd bericht respecteert dit. Lees meer over e-mailontwerpprompts.
Wat zijn dossierkoppelingen in e-mails en sms? Berichten die vanuit een workflow worden verzonden, kunnen een directe link naar het gerelateerde dossier bevatten. De ontvanger of een collega klikt erop en gaat rechtstreeks naar het juiste dossier, zonder in de inbox te hoeven zoeken. Het houdt het gesprek verbonden met het dossier waar het bij hoort.
Werkt dit ook voor sms? Ja. Dossierkoppelingen kunnen worden toegevoegd aan zowel e-mail als sms die vanuit workflows worden verzonden.
Waar verschijnen conceptantwoorden? In de tijdlijn van het dossier. Wanneer een e-mail binnenkomt, bereidt Penbox een concept voor op basis van je prompt en plaatst dit in het dossier, klaar om te bevestigen, bewerken of te verwijderen voordat er iets wordt verzonden.