Product Update #1: Elk formulier kan nu een zaak worden

Formulieren passen nu binnen het casemodel. Wanneer Formulieren als cases is ingeschakeld, kan elk verzonden formulier een case aanmaken of eraan worden gekoppeld, met de tijdlijn, contacten, workflowstappen en automatiseringen die daarbij horen. Formulieren die worden gedeeld via campagnes, integraties of directe links hoeven niet langer buiten je operationele workflow te bestaan.

Dit betekent:

• Elk formulier kan zichzelf automatisch in een case opnemen, waarbij het juiste casesjabloon wordt toegepast wanneer er een is geconfigureerd

• Cases tonen nu een korte referentie in de caselijst en de casekop. Klik erop om deze te kopiëren, te delen of te gebruiken wanneer je externe gesprekken opnieuw aan de case koppelt

• E-mailworkflows kunnen casereferenties gebruiken om antwoorden en doorgestuurde berichten naar de juiste case te leiden, zodat de context gekoppeld blijft in plaats van verloren te gaan in een afzonderlijke inboxthread

Een nieuw Penbox-merk en een opnieuw ontworpen app

Penbox heeft een nieuwe visuele identiteit in het hele product. De opnieuw ontworpen app introduceert ons bijgewerkte kleursysteem, inclusief onze kenmerkende Zen-kleur, vernieuwde knoppen, schonere oppervlakken en een consistenter interface van de eerste login tot het dagelijkse werkruimtebeheer.

Wat is er veranderd:

• De aanmeld- en inlogschermen zetten het nieuwe merk centraal, terwijl de authenticatie gericht blijft op de volgende actie

• Het werkruimtemenu heeft een duidelijkere structuur en een sterkere hiërarchie voor navigatie, acties en instellingen

• Nieuwe filters in de app, plus bijgewerkte kleur- en knopstijlen, maken veelvoorkomende acties gemakkelijker te herkennen en belangrijke toestanden duidelijker

Document Intelligence, nu in de Connect API

Penbox Document Intelligence is rechtstreeks beschikbaar via de Connect API. Stuur een document naar POST /document_intelligence, definieer de velden die moeten worden geëxtraheerd en ontvang gestructureerde JSON terug. Gebouwd voor realtime workflows op de documenten waarmee je teams elke dag werken: facturen, ID-kaarten, bankafschriften, contracten en administratieve formulieren.

Veelgestelde vragen

Wat betekent "Formulieren als dossiers" precies? Wanneer je "Formulieren als dossiers" inschakelt, kan elk formulier dat je verstuurt automatisch een dossier aanmaken of aan een bestaand dossier worden gekoppeld. Het formulier krijgt dan een volledige dossiercontext: een tijdlijn, contacten, workflowstappen en automatiseringen. Daarvoor leefden formulieren die via campagnes, integraties of directe links werden verstuurd buiten je dossierworkflow.

Moet ik handmatig een dossiertemplate aan elk formulier koppelen? Nee. Wanneer je een dossiertemplate configureert voor een formuliertype, past Penbox die automatisch toe bij elke verzending. Je stelt het één keer in; daarna werkt het vanzelf.

Wat is de dossierreferentie en wat kan ik ermee doen? Elk dossier toont nu een korte, unieke referentiecode (zoals AB12XY) in de dossierlijst en in de dossierheader. Je kan erop klikken om het te kopiëren en het gebruiken in externe communicatie, voor het routeren van e-mails, voor telefonische ondersteuning of voor het koppelen aan externe systemen zoals een CRM. Het geeft je een leesbare identifier die je interne IDs niet blootlegt. Meer over dossierreferenties in de documentatie.

Hoe helpt de dossierreferentie bij e-mail? E-mailworkflows kunnen de dossierreferentie gebruiken om antwoorden en doorgestuurde berichten naar het juiste dossier te routeren. De context blijft zo op één plaats in plaats van verloren te gaan in een aparte e-mailthread.

Wat is er visueel veranderd in de app? Penbox heeft een nieuwe visuele identiteit over het volledige product. De bijgewerkte app bevat een nieuw kleurensysteem (inclusief de Zen-kleur), vernieuwde knoppen en een overzichtelijkere interface. De registratie- en inlogschermen, het werkruimtemenu en de filters zijn allemaal herontworpen voor een duidelijkere hiërarchie en vlotter scannen.

Is "Formulieren als dossiers" standaard ingeschakeld? Nee, het is een functie die je zelf inschakelt. Eenmaal ingeschakeld kan elk verzonden formulier een dossier aanmaken of aan een bestaand dossier worden gekoppeld.