Calculateur
Combien coûte votre boîte mail partagée ?
Chaque e-mail reçu dans une boîte mail partagée doit être lu, rattaché à un dossier et transmis à la bonne personne. Saisissez vos propres chiffres et découvrez combien d'heures cela représente chaque semaine.
Comment le chiffre est calculé
Les e-mails de suivi par semaine correspondent à vos e-mails par jour ouvré, multipliés par cinq, puis par la part qui concerne un dossier déjà ouvert. Leurs heures correspondent à ces e-mails de suivi multipliés par les minutes nécessaires pour rattacher chacun à son dossier. La création manuelle de dossiers y ajoute les nouveaux sinistres par semaine multipliés par les minutes nécessaires pour ouvrir un dossier.
Les heures par personne répartissent le total entre les personnes qui traitent la boîte mail. Une personne à temps plein correspond au nombre d'heures de travail par semaine indiqué sous les résultats. Les valeurs par défaut sont données à titre d'illustration : modifiez chaque chiffre pour l'adapter à votre propre boîte mail.
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D'où viennent les valeurs par défaut
Les curseurs démarrent sur des valeurs que nous entendons dans nos échanges avec des assureurs et des courtiers. Chaque chiffre ci-dessous est anonymisé et arrondi. Ils montrent ce qui est typique : remplacez-les par vos propres chiffres.
E-mails par jour ouvré : 40 à 200
Les services sinistres de petits et moyens cabinets de courtage et d'assureurs nous disent recevoir 40 à 50 e-mails par jour dans la boîte mail partagée. Un bureau de cinq personnes en comptait une cinquantaine la veille de notre échange, et une équipe plus grande parle d'environ 200. La plupart de ces e-mails ne sont pas de nouvelles demandes. Un courtier en comptait 40 à 50 par jour, dont une dizaine seulement étaient de vraies demandes. La valeur par défaut de 120 se situe entre les petites équipes et les plus grandes.
E-mails de suivi sur un dossier existant : nettement plus de la moitié
Les équipes décrivent un dossier comme une conversation. Un assureur observe six à sept échanges d'e-mails par dossier, et le courtier évoqué plus haut a compté environ 10 nouvelles demandes dans une boîte mail qui reçoit 40 à 50 e-mails par jour. Dans les deux cas, bien plus de la moitié des e-mails se rattachent à un dossier déjà existant. Nous partons de 50 %, un chiffre rond dans la fourchette basse de ce que nous entendons. Comptez une journée d'e-mails pour trouver votre propre proportion.
Minutes pour rattacher un e-mail de suivi : environ 4
Personne ne nous a donné de chiffre chronométré, 4 minutes est donc notre propre estimation. Les étapes décrites sont partout les mêmes. Quelqu'un lit l'e-mail, retrouve le dossier grâce à la référence, à la plaque d'immatriculation ou au nom du client, identifie la personne qui le gère et le lui transfère avec la référence. Un gestionnaire a qualifié cela de grosse perte de temps. Dans une boîte mail partagée que nous avons examinée, une seule personne transférait ainsi environ 160 e-mails par mois.
Nouveaux sinistres par semaine : environ 10 à 135
Une équipe de trois personnes chez un petit courtier ouvre environ 50 dossiers de sinistres par mois, soit près de 12 par semaine. Une autre équipe traite 1 200 dossiers par an, soit environ 23 par semaine, et un cabinet plus important composé de cinq ou six personnes gère environ 7 000 dossiers par an, soit près de 135 par semaine. La valeur par défaut de 30 se situe entre celle des petites équipes et celle des plus grandes.
Minutes pour créer un dossier manuellement : 10 à 20
Les gestionnaires nous disent que l'ouverture d'un nouveau dossier à partir d'un e-mail entrant prend entre 10 et 20 minutes. Ils lisent le message, enregistrent les pièces jointes, recherchent le client, créent le dossier et demandent les éléments manquants. Un client a estimé ce temps à environ 15 minutes, ce qui correspond à notre valeur par défaut.
Personnes qui traitent la boîte mail : 3 à 10
Un petit courtier compte trois personnes sur les sinistres. Les cabinets plus grands nous disent que cinq à dix personnes travaillent dans la boîte mail partagée, selon la boîte, et qu'une boîte mail sinistres en compte six ou sept. La valeur par défaut est de six. Ce nombre ne change pas le total d'heures. Il les répartit, ce qui vous permet de voir ce que la boîte mail demande à chaque personne.
Chaque e-mail doit arriver dans le bon dossier
Penbox lit chaque e-mail, trouve le dossier auquel il appartient et le transmet au bon gestionnaire, afin que personne n'ait à chercher le dossier à la main. Planifiez une démo pour le voir sur votre propre boîte mail.