Politique de confidentialité

Votre vie privée est importante pour nous. La politique de Penbox est de respecter votre vie privée et de se conformer à toute loi et réglementation applicables concernant toute information personnelle que nous pouvons collecter à votre sujet, y compris sur notre site web, https://penbox.io, et sur d'autres sites que nous possédons et exploitons (y compris, sans s'y limiter, https://app.penbox.io).

Les informations personnelles sont toute information vous concernant pouvant servir à vous identifier. Cela comprend des informations vous concernant en tant que personne (telles que votre nom, adresse et date de naissance), vos appareils, vos détails de paiement, et même des informations sur la manière dont vous utilisez un site web ou un service en ligne.

Dans le cas où notre site contient des liens vers des sites et services tiers, veuillez noter que ces sites et services ont leurs propres politiques de confidentialité. Après avoir suivi un lien vers un contenu tiers, vous devriez lire les informations publiées dans leur politique de confidentialité concernant la manière dont ils collectent et utilisent les informations personnelles. La présente politique de confidentialité ne s'applique à aucune de vos activités après que vous avez quitté notre site.

Cette politique entre en vigueur le 2 mars 2022.

Dernière mise à jour : 2 mars 2022

Informations que nous recueillons

Les informations que nous recueillons entrent dans l'une des deux catégories suivantes : les informations « fournies volontairement » et les informations « collectées automatiquement ».

Les informations « fournies volontairement » désignent toute information que vous nous fournissez en connaissance de cause et de manière active lorsque vous utilisez ou participez à l'un de nos services et promotions.

Les informations « collectées automatiquement » désignent toute information envoyée automatiquement par vos appareils dans le cadre de l'accès à nos produits et services.

Données de journal

Lorsque vous visitez notre site web, nos serveurs peuvent enregistrer automatiquement les données standard fournies par votre navigateur web. Cela peut inclure l'adresse de protocole Internet (IP) de votre appareil, le type et la version de votre navigateur, les pages que vous visitez, l'heure et la date de votre visite, le temps passé sur chaque page et d'autres détails concernant votre visite.

De plus, si vous rencontrez certaines erreurs lors de l'utilisation du site, nous pouvons collecter automatiquement des données concernant l'erreur et les circonstances entourant sa survenue. Ces données peuvent inclure des détails techniques sur votre appareil, ce que vous essayiez de faire lorsque l'erreur s'est produite, ainsi que d'autres informations techniques relatives au problème. Vous pouvez ou non recevoir une notification de ces erreurs, au moment même où elles se produisent, indiquant qu'elles se sont produites ou quelle est la nature de l'erreur.

Veuillez noter que, bien que ces informations ne permettent pas à elles seules de vous identifier personnellement, il peut être possible de les combiner avec d'autres données pour identifier des personnes physiques.

Données de l'appareil

Lorsque vous visitez notre site web ou interagissez avec nos services, nous pouvons collecter automatiquement des données sur votre appareil, telles que :

• Type d'appareil

• Système d'exploitation

• Paramètres de l'appareil

• Données de géolocalisation

Les données que nous collectons peuvent dépendre des paramètres individuels de votre appareil et de votre logiciel. Nous vous recommandons de consulter les politiques du fabricant de votre appareil ou de votre fournisseur de logiciel afin de savoir quelles informations ils mettent à notre disposition.

Informations personnelles

Nous pouvons demander des informations personnelles – par exemple, lorsque vous vous abonnez à notre newsletter ou lorsque vous nous contactez – lesquelles peuvent inclure une ou plusieurs des informations suivantes :

• Nom

• E-mail

• Numéro de téléphone/mobile

Contenu généré par les utilisateurs

Nous considérons le « contenu généré par les utilisateurs » comme des éléments (contenu textuel, image et/ou vidéo) volontairement fournis par nos utilisateurs dans le but d'être publiés, traités ou utilisés sur notre plateforme. Tout contenu généré par les utilisateurs est associé au compte ou à l'adresse e-mail utilisée pour soumettre les éléments.

Veuillez noter que tout contenu que vous soumettez aux fins de publication sera public après sa publication (et le processus ultérieur d'examen ou de vérification). Une fois publié, il peut être accessible à des tiers qui ne sont pas couverts par la présente politique de confidentialité.

Données de transaction

Les données de transaction désignent les données qui s'accumulent au cours du fonctionnement normal de notre plateforme. Cela peut inclure des enregistrements de transactions, des fichiers stockés, des profils d'utilisateurs, des données d'analyse et d'autres indicateurs, ainsi que d'autres types d'informations, créées ou générées lorsque les utilisateurs interagissent avec nos services.

Raisons légitimes du traitement de vos informations personnelles

Nous ne collectons et n'utilisons vos informations personnelles que lorsque nous avons une raison légitime de le faire. Dans ce cas, nous ne collectons que les informations personnelles qui sont raisonnablement nécessaires pour vous fournir nos services.

Collecte et utilisation des informations

Nous pouvons collecter vos informations personnelles lorsque vous effectuez l'une des actions suivantes sur notre site web :

• Créer un compte

• Souscrire un abonnement

• Vous inscrire pour recevoir nos mises à jour par e-mail ou via les réseaux sociaux

• Utiliser un appareil mobile ou un navigateur web pour accéder à notre contenu

• Nous contacter par e-mail, sur les réseaux sociaux ou par toute technologie similaire

• Lorsque vous nous mentionnez sur les réseaux sociaux

Nous pouvons collecter, conserver, utiliser et divulguer des informations aux fins suivantes, et les informations personnelles ne seront pas traitées ultérieurement d'une manière incompatible avec ces finalités :

• vous fournir les fonctionnalités et services principaux de notre plateforme

• vous permettre de personnaliser votre expérience de notre site web

• vous contacter et communiquer avec vous

• à des fins d'analyse, d'étude de marché et de développement commercial, y compris pour exploiter et améliorer notre site web, les applications associées et les plateformes de médias sociaux associées

• à des fins de publicité et de marketing, y compris pour vous envoyer des informations promotionnelles sur nos produits et services ainsi que des informations sur des tiers susceptibles de vous intéresser

• vous permettre d'accéder à notre site web, aux applications associées et aux plateformes de médias sociaux associées, et de les utiliser

• à des fins de tenue de dossiers internes et administratives

Nous pouvons combiner les informations personnelles fournies volontairement et collectées automatiquement avec des informations générales ou des données de recherche que nous recevons d'autres sources de confiance. Par exemple, si vous nous fournissez votre localisation, nous pouvons la combiner avec des informations générales sur la devise et la langue afin de vous offrir une expérience améliorée de notre site et de notre service.

Sécurité de vos informations personnelles

Lorsque nous collectons et traitons des informations personnelles, et pendant que nous conservons ces informations, nous les protégeons par des moyens commercialement acceptables afin d'éviter toute perte ou tout vol, ainsi que tout accès, divulgation, copie, utilisation ou modification non autorisés.

Bien que nous fassions de notre mieux pour protéger les informations personnelles que vous nous fournissez, nous vous informons qu'aucune méthode de transmission ou de stockage électronique n'est sûre à 100 % et que personne ne կարող garantir une sécurité absolue des données.

Vous êtes responsable du choix de tout mot de passe et de sa robustesse globale, ainsi que de la sécurité de vos propres informations dans le cadre de nos services. Par exemple, en vous assurant que les mots de passe associés à l'accès à vos informations personnelles et à vos comptes sont sécurisés et confidentiels.

Durée de conservation de vos informations personnelles

Nous conservons vos informations personnelles uniquement aussi longtemps que nécessaire. Cette période peut dépendre de l'utilisation que nous faisons de vos informations, conformément à la présente politique de confidentialité. Par exemple, si vous nous avez fourni des informations personnelles dans le cadre de la création d'un compte chez nous, nous pouvons conserver ces informations pendant toute la durée d'existence de votre compte dans notre système. Si vos informations personnelles ne sont plus nécessaires à cette fin, nous les supprimerons ou les rendrons anonymes en supprimant tous les détails permettant de vous identifier.

Cependant, si nécessaire, nous pouvons conserver vos informations personnelles pour nous conformer à une obligation légale, comptable ou de déclaration, ou à des fins d'archivage dans l'intérêt public, de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques.

Confidentialité des enfants

Nous ne destinons pas directement nos produits ou services aux enfants de moins de 13 ans et nous ne collectons pas sciemment d'informations personnelles concernant des enfants de moins de 13 ans.

Divulgation des informations personnelles à des tiers

Nous pouvons divulguer des informations personnelles à :

• une société mère, une filiale ou une entité affiliée de notre société

• des prestataires de services tiers afin de leur permettre de fournir leurs services, y compris (sans s'y limiter) des prestataires de services informatiques, de stockage de données, d'hébergement et de serveurs, d'analyse, d'enregistrement d'erreurs, de recouvrement de créances, de maintenance ou de résolution de problèmes, de marketing, des conseillers professionnels et des opérateurs de systèmes de paiement

• nos employés, prestataires et/ou entités liées

• nos agents ou partenaires commerciaux existants ou potentiels

• des agences de notation de crédit, des tribunaux, des juridictions et des autorités de régulation, dans le cas où vous ne régleriez pas des biens ou services que nous vous avons fournis

• les tribunaux, juridictions, autorités de régulation et agents des forces de l'ordre, lorsque la loi l'exige, dans le cadre de toute procédure judiciaire réelle ou envisagée, ou afin d'établir, d'exercer ou de défendre nos droits légaux

• des tiers, y compris des agents ou sous-traitants qui nous aident à vous fournir des informations, des produits, des services ou du marketing direct

• des tiers pour collecter et traiter des données

• une entité qui achète, ou à laquelle nous transférons la totalité ou la quasi-totalité de nos actifs et de notre activité

Les tiers que nous utilisons actuellement incluent :

• Google Analytics

• Mixpanel

• Hotjar

• Hubspot

• Stripe

• Connective

• Sendgrid

• RingRing

• ConvertAPI

• Auth0

• Sentry

Transferts internationaux d'informations personnelles

Les informations personnelles que nous collectons sont stockées et/ou traitées en Allemagne, en Belgique et en France, ou dans les lieux où nous, nos partenaires, nos sociétés affiliées et nos prestataires tiers disposons d'installations.

Les pays vers lesquels nous stockons, traitons ou transférons vos informations personnelles peuvent ne pas disposer des mêmes lois de protection des données que le pays dans lequel vous avez initialement fourni les informations. Si nous transférons vos informations personnelles à des tiers dans d'autres pays : (i) nous effectuerons ces transferts conformément aux exigences de la loi applicable ; et (ii) nous protégerons les informations personnelles transférées conformément à la présente politique de confidentialité.

Vos droits et le contrôle de vos informations personnelles

Votre choix : En nous fournissant des informations personnelles, vous comprenez que nous les collecterons, conserverons, utiliserons et divulguerons conformément à la présente politique de confidentialité. Vous n'êtes pas obligé de nous fournir des informations personnelles, toutefois, si vous ne le faites pas, cela peut affecter votre utilisation de notre site web ou des produits et/ou services proposés sur celui-ci ou par son intermédiaire.

Informations provenant de tiers : Si nous recevons des informations personnelles vous concernant de la part d'un tiers, nous les protégerons comme indiqué dans la présente politique de confidentialité. Si vous êtes un tiers fournissant des informations personnelles concernant une autre personne, vous déclarez et garantissez que vous avez le consentement de cette personne pour nous fournir ces informations personnelles.

Autorisation marketing : Si vous avez déjà accepté que nous utilisions vos informations personnelles à des fins de marketing direct, vous pouvez changer d'avis à tout moment en nous contactant aux coordonnées ci-dessous.

Accès : Vous pouvez demander des détails sur les informations personnelles que nous détenons à votre sujet.

Correction : Si vous pensez que des informations que nous détenons à votre sujet sont inexactes, obsolètes, incomplètes, non pertinentes ou trompeuses, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies dans la présente politique de confidentialité. Nous prendrons des mesures raisonnables pour corriger toute information jugée inexacte, incomplète, trompeuse ou obsolète.

Non-discrimination : Nous ne vous discriminerons pas pour l'exercice de l'un de vos droits relatifs à vos informations personnelles. Sauf si vos informations personnelles sont requises pour vous fournir un service ou une offre particulière (par exemple le traitement des données de transaction), nous ne vous refuserons pas de biens ou services et/ou ne vous facturerons pas des prix ou tarifs différents pour des biens ou services, y compris en accordant des remises ou d'autres avantages, en imposant des pénalités, ou en vous fournissant un niveau ou une qualité de biens ou services différent.

Notification des violations de données : Nous nous conformerons aux lois qui nous sont applicables en cas de violation de données.

Réclamations : Si vous pensez que nous avons enfreint une loi pertinente en matière de protection des données et souhaitez déposer une réclamation, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées ci-dessous et nous fournir tous les détails de la violation alléguée. Nous examinerons rapidement votre réclamation et vous répondrons par écrit en présentant les résultats de notre enquête et les mesures que nous prendrons pour traiter votre réclamation. Vous avez également le droit de contacter un organisme de réglementation ou une autorité de protection des données concernant votre réclamation.

Se désabonner : Pour vous désabonner de notre base de données e-mail ou vous opposer aux communications (y compris les communications marketing), veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies dans la présente politique de confidentialité, ou vous désabonner à l'aide des fonctionnalités de désinscription fournies dans la communication. Nous pouvons avoir besoin de vous demander des informations spécifiques afin de nous aider à confirmer votre identité.

Utilisation des cookies

Nous utilisons des « cookies » pour collecter des informations vous concernant et sur votre activité sur notre site. Un cookie est un petit élément de données que notre site web stocke sur votre ordinateur et auquel il accède à chaque visite, afin que nous puissions comprendre comment vous utilisez notre site. Cela nous aide à vous proposer du contenu basé sur les préférences que vous avez définies.

Veuillez consulter notre politique relative aux cookies pour plus d'informations.

Transferts d'entreprise

Si nous ou nos actifs sommes acquis, ou dans l'éventualité improbable où nous cesserions nos activités ou serions déclarés en faillite, nous inclurions les données, y compris vos informations personnelles, parmi les actifs transférés à toute partie qui nous acquiert. Vous reconnaissez que de tels transferts peuvent avoir lieu, et que toute partie qui nous acquiert peut, dans la mesure permise par la loi applicable, continuer à utiliser vos informations personnelles conformément à la présente politique, qu'elle devra reprendre puisqu'elle constitue la base de tout droit de propriété ou d'utilisation que nous détenons sur ces informations.

Limites de notre politique

Notre site web peut contenir des liens vers des sites externes qui ne sont pas exploités par nous. Veuillez noter que nous n'avons aucun contrôle sur le contenu et les politiques de ces sites, et que nous ne pouvons accepter aucune responsabilité ni aucune obligation au titre de leurs pratiques respectives en matière de confidentialité.

Modifications de cette politique

À notre discrétion, nous pouvons modifier notre politique de confidentialité afin de refléter les mises à jour de nos processus commerciaux, les pratiques acceptables actuelles ou les changements législatifs ou réglementaires. Si nous décidons de modifier cette politique de confidentialité, nous publierons les changements ici, au même lien par lequel vous accédez à cette politique de confidentialité.

Si les changements sont importants, ou si la loi applicable l'exige, nous vous contacterons (en fonction des préférences de communication que vous avez sélectionnées) ainsi que tous nos utilisateurs inscrits avec les nouveaux détails et les liens vers la politique mise à jour ou modifiée.

Si la loi l'exige, nous solliciterons votre autorisation ou vous donnerons la possibilité d'accepter ou de refuser, selon le cas, toute nouvelle utilisation de vos informations personnelles.

Informations complémentaires pour la conformité au règlement général sur la protection des données (RGPD) (UE)

Responsable du traitement / Sous-traitant

Le RGPD distingue les organisations qui traitent les informations personnelles pour leurs propres finalités (appelées « responsables du traitement ») et les organisations qui traitent les informations personnelles au nom d'autres organisations (appelées « sous-traitants »). Nous, Penbox, situés à l'adresse indiquée dans notre section Nous contacter, sommes un Sous-traitant en ce qui concerne les informations personnelles que vous nous fournissez.

Bases juridiques du traitement de vos informations personnelles

Nous ne collecterons et n'utiliserons vos informations personnelles que lorsque nous avons le droit légal de le faire. Dans ce cas, nous collecterons et utiliserons vos informations personnelles de manière licite, équitable et transparente. Si nous demandons votre consentement pour traiter vos informations personnelles et que vous avez moins de 16 ans, nous demanderons le consentement de votre parent ou tuteur légal pour traiter vos informations personnelles à cette fin spécifique.

Nos bases juridiques dépendent des services que vous utilisez et de la manière dont vous les utilisez. Cela signifie que nous ne collectons et n'utilisons vos informations que sur les bases suivantes :

Consentement de votre part

Lorsque vous nous donnez votre consentement pour collecter et utiliser vos informations personnelles à une fin spécifique. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment à l'aide des moyens que nous mettons à disposition ; toutefois, cela n'affectera pas l'utilisation de vos informations qui a déjà eu lieu. Vous pouvez consentir à fournir votre adresse e-mail afin de recevoir de notre part des e-mails marketing. Bien que vous puissiez vous désabonner à tout moment, nous ne pouvons pas rappeler un e-mail que nous avons déjà envoyé. Si vous avez d'autres questions sur la manière de retirer votre consentement, n'hésitez pas à nous contacter en utilisant les coordonnées fournies dans la section Nous contacter de la présente politique de confidentialité.

Exécution d'un contrat ou d'une transaction

Lorsque vous avez conclu un contrat ou une transaction avec nous, ou afin de prendre des mesures préparatoires avant que nous concluions un contrat ou une transaction avec vous. Par exemple, si vous achetez un produit, un service ou un abonnement chez nous, nous pouvons avoir besoin d'utiliser vos informations personnelles et de paiement afin de traiter et de livrer votre commande.

Nos intérêts légitimes

Lorsque nous estimons que cela est nécessaire pour nos intérêts légitimes, par exemple afin de fournir, exploiter, améliorer et communiquer nos services. Nous considérons que nos intérêts légitimes incluent la recherche et le développement, la compréhension de notre audience, le marketing et la promotion de nos services, les mesures prises pour exploiter efficacement nos services, l'analyse marketing et les mesures prises pour protéger nos droits et intérêts légaux.

Conformité à la loi

Dans certains cas, nous pouvons avoir une obligation légale d'utiliser ou de conserver vos informations personnelles. Ces cas peuvent inclure (sans s'y limiter) des ordonnances judiciaires, des enquêtes pénales, des demandes gouvernementales et des obligations réglementaires. Si vous avez d'autres questions sur la manière dont nous conservons les informations personnelles afin de nous conformer à la loi, n'hésitez pas à nous contacter en utilisant les coordonnées fournies dans la section Nous contacter de la présente politique de confidentialité.

Transferts internationaux en dehors de l'Espace économique européen (EEE)

Nous veillerons à ce que tout transfert d'informations personnelles depuis des pays de l'Espace économique européen (EEE) vers des pays situés en dehors de l'EEE soit protégé par des garanties appropriées, par exemple en utilisant les clauses types de protection des données approuvées par la Commission européenne, ou en ayant recours à des règles d'entreprise contraignantes ou à d'autres moyens légalement acceptés.

Vos droits et le contrôle de vos informations personnelles

Restreindre : Vous avez le droit de demander que nous restreignions le traitement de vos informations personnelles si (i) vous avez des inquiétudes quant à l'exactitude de vos informations personnelles ; (ii) vous pensez que vos informations personnelles ont été traitées de manière illicite ; (iii) vous avez besoin que nous conservions les informations personnelles uniquement aux fins d'une demande en justice ; ou (iv) nous sommes en train d'examiner votre opposition au traitement fondée sur des intérêts légitimes.

Opposition au traitement : Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos informations personnelles fondé sur nos intérêts légitimes ou sur l'intérêt public. Si tel est le cas, nous devons fournir des motifs légitimes impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés afin de poursuivre le traitement de vos informations personnelles.

Portabilité des données : Vous pouvez avoir le droit de demander une copie des informations personnelles que nous détenons à votre sujet. Dans la mesure du possible, nous fournirons ces informations au format CSV ou dans un autre format machine facilement lisible. Vous pouvez également avoir le droit de demander que nous transférions ces informations personnelles à un tiers.

Suppression : Vous pouvez avoir le droit de demander à tout moment que nous supprimions les informations personnelles que nous détenons à votre sujet, et nous prendrons des mesures raisonnables pour supprimer vos informations personnelles de nos dossiers actuels. Si vous nous demandez de supprimer vos informations personnelles, nous vous indiquerons comment cette suppression affecte votre utilisation de notre site web ou de nos produits et services. Il peut exister des exceptions à ce droit pour des raisons juridiques spécifiques qui, le cas échéant, vous seront précisées en réponse à votre demande. Si vous fermez ou supprimez votre compte, nous supprimerons vos informations personnelles dans les 30 jours suivant la suppression de votre compte. Veuillez noter que les moteurs de recherche et des tiers similaires peuvent conserver des copies de vos informations personnelles qui ont été rendues publiques au moins une fois, comme certaines informations de profil et certains commentaires publics, même après que vous ayez supprimé les informations de nos services ou désactivé votre compte.

Nous contacter

Pour toute question ou préoccupation concernant votre vie privée, vous pouvez nous contacter aux coordonnées suivantes :

Christophe Castan
christophe@penbox.io
Rue des pères blancs 4, 1040 Etterbeek