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Le nouveau Penbox
Des e-mails au dossier résolu. Automatiquement.
Penbox transforme e-mails et documents en dossiers structurés. Chaque cas attribué, exceptions gérées, intégré à vos systèmes.
Au cœur des opérations clients chez:
Impact opérationnel dès la première semaine.
82 %
Documents collectés sans suivi manuel
300 %
ROI au cours de la première année
+30%
Amélioration de la qualité des données grâce à la capture de données alimentée par l’IA
Certifié ISO 27001
Conforme au RGPD
Données stockées en Europe
il y a 9 jours
Re : documents
manquants
Bonjour, je relance encore… j’attends toujours le contrat signé, pourriez-vous aussi envoyer une copie de la pièce d’identité ?
14:36
Sarah P.
8
Qui est en charge du dossier TRX-27567 ? Il est en attente depuis 3 semaines.
En retard de 2 jours
Rappel
Rappelez J. Martin
Suspendre
Fermer
Il y a 8 jours
Re : documents d'onboarding
Pourriez-vous vérifier ce document et ajouter votre numéro de TVA ?
onboarding_client.docx
Dossiers complexes. Enfin sous contrôle.
Penbox transforme vos dossiers et échanges de documents en workflows qui avancent seuls. Collecte fluide. Étapes guidées. Traçabilité complète.
Les outils sont principalement conçus pour stocker des données. Pas pour collecter des documents, rechercher des informations manquantes ou coordonner des dossiers complexes. Penbox gère cette couche en connectant les clients, les équipes et les systèmes dans un seul flux de travail encadré.
Les équipes Ops définissent les flux de dossiers, sans tickets IT
L’IA extrait les données et collecte les informations manquantes
Chaque interaction est enregistrée et peut être controlé
Se connecte à vos systèmes via API
Vos systèmes restent la référence. Penbox gère le traitement des dossiers par-dessus. Votre équipe n’a donc plus à le faire.
Fonctionnalités
OFFER-2841
Ouvrir
De
Thomas Renard
Type
Offre
Propriétaire
Olivia Turner
Documents
form.pdf
SUBSC-2843
Ouvrir
De
Thomas Renard
Type
Réclamations
Propriétaire
Olivia Turner
Documents
form.pdf
E-mails en désordre → dossiers propres
Les e-mails et les documents deviennent automatiquement des dossiers structurés. Les pièces jointes sont rattachées, les détails clés sont capturés, et le dossier est prêt à avancer.
Les données sont automatiquement extraites des documents
L’IA lit les documents envoyés et extrait les informations dont votre équipe a besoin. Formulaires à la main, PDF numérisés et photos.
déclaration_d'accident.pdf
Extrait
Nom
Thomas Renard
Date de l'incident
28 févr. 2026
Numéro de police
POL-8821-B
Rapport
Rappel automatique
Recueillir la signature
Envoyer un formulaire
Demande de document
Collectez ce qui manque
Penbox demande automatiquement des documents, des formulaires ou des signatures électroniques. Des rappels assurent le suivi si nécessaire.
Voir ce qui bloque les progrès
Voyez en un coup d'œil ce qui bloque chaque dossier. Input client. Revue interne. Validation finale.
Statut
Raison
En cours
Document manquant
À revoir
En attente d'approbation
Approbation finale
En attente de signature
Ouvrir
Olivia Turner
Contactez tous vos clients en même temps
Lancez vos campagnes de mise à jour de données. Formulaires préremplis par destinataire, suivi automatique des réponses.
Lauren Cooper
Valerie Smith
Fran Matthys
Tom Peeter
Valerie Smith
CLM-2844
CLM-2845
CLM-2846
Signer le document
Générez et signez des documents
Vos documents sont générés depuis vos modèles avec les données du dossier, puis consultés et signés par les clients via un portail sécurisé.
Cas d'usage
Admission
il y a 2 jours
Formulaire
il y a 2 jours
Avis sur Penbox
il y a 1 jour
Décision
-
Gestion des sinistres
Du premier contact à la décision finale dans un seul dossier structuré. Réduisez la coordination manuelle, respectez les SLA et conservez une piste d’audit complète.
CLM-2841
À revoir
Refuser
Approuver
Souscription et abonnement
Collectez, validez, approuvez et signez dans un flux de travail contrôlé. Des cycles plus courts. Moins d’erreurs. Une responsabilité claire.
Lauren Cooper
Détails de la politique
Confirmé
Adresse
Mis à jour
Renouvellement
Signé
Service client
Gérez les mises à jour et les renouvellements sans échanges d’e-mails interminables. Améliorez la réactivité tout en gardant chaque interaction traçable.
Soumis
En cours d'examen
Vérifié
Campagnes de conformité et de KYC
Mettez à jour toutes les données de votre portefeuille client. Suivez les soumissions, automatisez les rappels et conservez des journaux d’audit incontestables.
Vos outils restent la référence.
Penbox orchestre le travail par-dessus.
Démarrez avec une intégration minimale. Étendez à mesure que vos flux se complexifient.
Sécurisé et conforme. By design.
Foire aux questions
Qu'est-ce que Penbox ?
Penbox est une plateforme d'intelligence de dossiers pour les équipes opérationnelles qui gèrent des tâches complexes et riches en documents. Elle se superpose à vos systèmes existants et transforme les e-mails et documents entrants en flux de travail de dossiers structurés. Votre équipe suit ce qui est nécessaire, ce qui est arrivé et ce qui reste en attente, sans relancer les clients à travers des fils d'e-mails. Plus de 300 équipes utilisent Penbox, dont Allianz, Groupama et Qover.
Est-ce que Penbox remplace les outils que nous utilisons déjà ?
Non. Penbox gère le travail entre vos clients et les systèmes dont vous dépendez déjà. Votre CRM et votre plateforme de back-office restent exactement là où ils sont. Penbox s'occupe de la collecte, des suivis et de la validation. Le dossier finalisé retourne dans les outils avec lesquels votre équipe travaille déjà.
Quel genre d'équipes utilise Penbox ?
Équipes opérationnelles qui gèrent d'importants volumes d'interactions clients impliquant de nombreux documents. Les principaux cas d'utilisation sont la gestion des sinistres, la souscription, le service client, ainsi que la conformité et les campagnes KYC.
Qu'est-ce que les clients vivent lorsqu'ils soumettent un dossier ?
Un court message avec un lien. Ils appuient sur le lien, complètent un flux structuré sur leur téléphone et soumettent. Pas d'application à installer, pas de compte à créer, pas de connexion. Lorsqu'un document est manquant ou illisible, Penbox leur demande de le corriger avant que le dossier ne parvienne à quiconque dans votre équipe.
Combien de temps faut-il pour obtenir de la valeur ?
Un premier modèle de travail peut être en ligne en quelques minutes. De là, vous le testez sur des dossiers réels et l'étendez à d'autres types de dossiers à mesure qu'il fait ses preuves. La plupart des équipes atteignent leur pleine valeur en quelques semaines, et non en trimestres, et le résultat se fait sentir des deux côtés : votre équipe passe moins de temps à courir après les documents, et vos clients, les personnes que vous servez, sont aidés plus rapidement. Vous pouvez créer un compte Penbox dès maintenant et mettre un formulaire ou un dossier en service en quelques minutes. C’est appréciable, mais c’est dans la valeur apportée à la fois au client et au client final que nous faisons la différence.
Nos données sont-elles sécurisées et conformes au RGPD ?
Penbox est certifié ISO 27001, conforme au RGPD, et les données sont stockées dans l'UE. Chaque action de dossier est enregistrée, traçable et vérifiable. La documentation de sécurité est disponible avant l'envoi du premier dossier.
Comment fonctionne la tarification ?
Penbox est facturé par utilisateur. Vous pouvez vous inscrire et commencer un premier dossier directement. Pour les équipes plus grandes ou les flux de travail plus complexes, réservez une démonstration et nous établirons un devis adapté à votre configuration spécifique.
Commencez par un dossier. Opérationnel en semaines, pas en mois. Constatez l'impact. Étendez à votre rythme.
