Conditions générales d’utilisation du service

Objet de ce document

Le présent document est un contrat conclu entre un Client (le Client) et la société Penbox (Penbox). Il établit le cadre contractuel autour de l’utilisation du service fournit par Penbox SRL à ses Clients. “Penbox” désigne PENBOX SRL, une société commerciale établie à rue des Pères Blancs 4, 1040 Etterbeek, numéro d’entreprise 0738.549.585.

Le Client

« Le Client » ou « il » fait référence à la personne ou entité qui utilise les services fournis par Penbox (service d'abonnement et/ou services de consultance) et qui est identifiée comme Client dans le relevé de compte, le relevé de facturation, la procédure d'abonnement ou le Bon de commande applicable.

Dans tous les cas, le Client est responsable de l’utilisation des services par les utilisateurs individuels.

Description des services

Penbox fournit des services qui permettent au Client de contacter ses propres clients (les utilisateurs individuels) pour leur demander des informations et des documents dans le cadre de leur relation contractuelle. 

Ces services offrent différentes fonctionnalités qui sont décrites sur le site internet de Penbox. Le Client peut activer ou désactiver certaines fonctionnalités à travers les réglages dans les applications. Penbox fournit également des services de support pour aider le Client s' il rencontre des problèmes avec les applications.

Les services et fonctionnalités que le Client peut utiliser dépendent du plan tarifaire qu’il choisit.

Les applications et services fournis par Penbox évolueront au fil du temps, en fonction des choix de l’équipe de développement et des retours d’expérience des utilisateurs. Penbox communiquera ces changements en temps utile.

Engagements et responsabilités

Penbox développe et fournit ses applications et services selon des standards professionnels. Penbox ne garantit pas que ses services sont disponibles en permanence ou qu’ils sont exempts d’erreurs, mais Penbox remédiera les problèmes identifiés aussi vite que possible.

Le Client est responsable de sa relation avec ses Clients. Le Client est responsable des informations qu'il demande à ses Clients à travers les services de Penbox. 

La responsabilité totale de chacune des parties, pour tout motif lié à ce contrat ou à l’utilisation des services de Penbox, est limitée à 10,000 EUR. Cette limitation n’est pas applicable en cas de fraude, de faute intentionnelle ou de faute grave. Penbox n’est pas responsable des dommages subis par les tiers ni des dommages indirects tels que les pertes de chances, dommages financiers, atteintes à la réputation ou perturbation des activités du Client.

Données personnelles

Le Client peut utiliser les services fournis par Penbox pour traiter et échanger des données personnelles à propos de lui et de ses propres Clients. Il est responsable de ces traitements de données et Penbox assiste le Client en tant que fournisseur de services de traitement de données, comme prévu dans le contrat de traitement de données.

Penbox traite également des données recueillies lors de l’utilisation des services en vue de l’amélioration de ceux-ci. Les conditions détaillées de traitement de ces données personnelles sont décrites dans la politique de vie privée.

Le contrat de traitement de données et la politique de vie privée font partie du contrat entre vous et Penbox.

Suspension des services

Penbox peut suspendre l’accès aux services immédiatement en cas de suspicion de fraude, d’activité illégale, de faille de sécurité ou d’activité anormale. Penbox réactivera l’accès aux services dès que possible après la résolution de la cause de suspension.

Penbox peut occasionnellement suspendre l’accès aux services pour des opérations de maintenance. Penbox le fera autant que possible durant des périodes de faible activité.

Prix et paiement

Penbox propose différents plans tarifaires, donnant accès à différentes fonctionnalités ou services. Ces options sont décrites sur le site web de Penbox.

En cas de non-paiement, Penbox stoppera les services fournis au Client.

Penbox peut changer ses prix ou les fonctionnalités et services inclus dans les différents plans tarifaires, mais doit annoncer ces changements à l’avance ainsi que leur date d’entrée en vigueur. Une augmentation de prix ne sera pas rétroactive.

Penbox facture le Client à la signature du contrat. Les factures sont payables à 15  jours fin de mois.

Durée et résiliation du contrat

La période d'abonnement initiale du Client est précisée dans son bon de commande, 1 mois ou 1 an. Sauf mention contraire dans le bon de commande, le renouvellement de l'abonnement est automatique pour la période d'abonnement.

Si le Client décide de ne pas renouveler son abonnement, un avis écrit de non-renouvellement doit être signifié par le Client La date d'envoi de cet avis est au plus tard 10 jours avant la date de renouvellement de l’abonnement.

Le Client peut résilier son abonnement de manière anticipée à sa convenance, mais il est dès lors entendu que Penbox ne procédera à aucun remboursement des frais prépayés ou des frais d'abonnement non utilisés. Le Client devra verser sans délai tous les frais impayés exigibles jusqu'à la fin de la période d'abonnement. 

Penbox peut mettre fin au contrat à tout moment si le Client commet une fraude ou s’il ne respecte pas le contrat.

Penbox ne gardera pas vos données pendant plus de 60 jours après la fin du contrat.

Communications

Le Client reconnaît que l’envoi d’emails à l’adresse de contact principale renseignée dans le compte du Client est un moyen valable de communiquer avec vous à propos de ce contrat. Le Client doit maintenir cette adresse à jour.

Modification des conditions de service

Penbox peut changer ses conditions de services mais doit annoncer ces changements à l’avance ainsi que leur date d’entrée en vigueur. Le contrat entre le Client et Penbox sera modifié en conséquence à partir de cette date.

Droit applicable et litiges

Le contrat est soumis au droit belge. S’il n’est malheureusement pas possible de régler à l’amiable un litige entre Le Client et Penbox, les tribunaux compétents de Bruxelles, section française ou néerlandaise, trancheront le litige.

Généralités

1. Si l’une des dispositions des présentes conditions devait être déclarée invalide par un tribunal compétent, les parties conviennent expressément que cette disposition soit remplacée par la clause valide d’effet aussi proche que possible de la disposition initiale. L’annulation d’une ou de plusieurs dispositions des présentes conditions n’entraîne pas l’invalidité des autres, qui restent en vigueur.
2. Les titres d’articles figurant dans les présentes conditions ne visent qu’à augmenter la facilité de lecture et n’ont aucune valeur juridique.
3. Les présentes conditions, ainsi que les droits et autorisations concédés aux termes de celles-ci, ne peuvent pas être transférés par le Client et lui sont strictement personnels.
4. PENBOX pourra modifier les présentes conditions à son entière discrétion. PENBOX affichera cependant un message relatif aux modifications apportées sur le Site. Si l’utilisateur n’est pas d’accord avec ces modifications, il peut cesser d’utiliser les services. S’il continue par contre à utiliser les services Penbox après la notification précitée, il est réputé accepter, ce, faisant lesdites modifications.